1. Нормативно-правовая база в сфере документационного обеспечения организации и делопроизводства. Новации законодательства. Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами. Степень обязательности и проблемы внедрения Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях и Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Особенности применения общегосударственных требований в коммерческих организациях.
2. Документирование управленческой деятельности в свете требований ГОСТа Р 7.0.97-2016. Состав документов, их подготовка, оформление и введение в действие. Сложные аспекты в правилах составления и оформления документов, в требованиях к бланкам и порядку изготовления документов.
- Состав реквизитов документов: новые реквизиты, введенные в стандарт; изменения в правилах оформления реквизитов. Изменения, внесенные в состав реквизитов и в правила их оформления в связи с применением электронных документов;
- Бланки документов в соответствии с новым стандартом: виды бланков, правила их изготовления;
- Общие требования к изготовлению документов: шрифты, интервалы, нумерация страниц, нумерация разделов, заголовки разделов и др.;
- Требования к текстам документов: оформление элементов текста, форма изложения текста, этикетные фразы в тексте документа и др.
3. Разработка политики управления документами. Разработка, внедрение, внесение изменений в локальной нормативной базе, в области управления документами в организации. Положение о службе делопроизводства и должностная инструкция сотрудника ДОУ. Инструкция по делопроизводству в учреждении. Порядок разработки, состав информации, порядок утверждения и внедрения. Нормирование труда работников службы ДОУ. Утверждение форм документов.
4. Видовой состав управленческих документов организации и особенности их подготовки и оформления: локальные нормативные акты (правила, положения, инструкции, регламенты и др.), распорядительные документы (постановления, решения, приказы, распоряжения), информационно-справочные документы (деловая переписка, докладные, акты, справки и др.);
5. Правила составления и оформления, трудные случаи и сложные аспекты в составлении регламентов, положений, приказов, распоряжений, актов, протоколов и др. документов: на что обратить внимание?
6. Проблемные вопросы в построении работы с документами: прием и первичная обработка входящих документов, предварительное рассмотрение и сортировка, регистрация входящих документов, передача в соответствующие структурные подразделения, ведение базы данных документов организации. Приём электронных документов и сообщений. Работа исполнителей с копиями поступивших документов в СЭД.
7. Номенклатура дел организации: виды дел и номенклатур, нормативное закрепление, общие требования к номенклатуре. Методика составления и оформления номенклатуры дел: правила оформления, заполнения граф, согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией. Особенности разработки номенклатуры дел для отдельного структурного подразделения организации. Порядок внесения изменений в номенклатуру дел.
8. Анализ наиболее характерных ошибок при ведении делопроизводства. Проверки делопроизводства в организациях. За что штрафуют и как избежать штрафов?
9. Планирование и система хранения документального фонда организации.
- Хранение документов, сроки хранения. Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении. Формирование дел, контроль распределения и подшивки документов в дела. Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Составление внутренней описи дел для особо ценных документов. Оформление дел постоянного и долговременного сроков хранения: оформление обложки, составление описи, передача дел в архив организации.
- Организация хранения документов в организации. Как правильно организовать архивное хранение документов? Принципы формирования и оформление дел: нумерация, лист-заверитель дела, обложка, переплет. Типичные нарушения. Составление архивных описей и систематизация дел. Составление предисловия к описи, оформление титульного листа. Составление паспорта архива организации.
- Сохранность документов в архиве: как создать оптимальные условия хранения документов? Использование документов архива, выдача справок.
10. Особенности работы с документами, содержащими коммерческую и служебную тайну.
11. Юридическая значимость документа: подлинник документа, копия документа, выписка из документа, дубликат документа; порядок заверения копий; Придание юридической силы документам на различных носителях. Требования к факсимиле, к приказам об исполнении обязанностей, правила проставления печати на документах. Юридическая значимость электронных документов.
12. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ: планирование и руководство построением системы электронного документооборота в организации
- Нормативное регулирование цифровой среды: актуальные изменения. Электронный документооборот в хозяйственной деятельности и в отношениях с государственными органами власти Межведомственный обмен информацией в рамках контрольно-надзорной деятельности. Государственные информационные системы. ГосЭДО, ГИС ТОР СЭД, ГИС ЦХЭД. Штрафы за нарушения в сфере обработки и распространения информации, автоматическая блокировка электронных ресурсов и другие меры контроля. Переход на российское программное обеспечение как один из ключевых трендов развития рынка систем СЭД.
- Управление документами предприятия в условиях СЭД: актуальные и сложные вопросы. Примеры практического успешного опыта внедрения СЭД на предприятиях различных сфер деятельности. Разработка регламентов, форматов электронных документов. Оцифровка и перевод документа на бумажном носителе в электронный вид; оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей; регистрация входящих и исходящих документов, просмотр и редактирование документов, контроль версий документов; полнотекстовый поиск документов по их содержанию, работа с документами любых типов; коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов; маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности; взаимодействие по передаче электронных документов государственным органам и контрагентам; централизованное безопасное хранение документов внутри компании, тенденции развития современных электронных архивов; организация трансграничного электронного документооборота; внедрение элементов искусственного интеллекта в СЭД/ECM. Способы хранения и защиты информации, распределение ответственности за сохранность электронной информации между работниками предприятия.
- Основные критерии выбора оператора ЭДО. Соглашение об ЭДО с контрагентом: как составить правильно, чтобы избежать конфликтов с партнерами и претензий налоговой. Когда оно обязательно? Тонкости и подводные камни при составлении соглашения.
- Успешные примеры внедрения и развития СЭД на предприятиях.
- Электронная подпись (ЭП): новации и требования - 2024 г. Новое в законодательстве об электронной цифровой подписи (ЭЦП). Виды электронных подписей (ЭП), их различия и нюансы применения. Риски и проблемы, которые могут возникнуть в связи с введением новых правил об ЭП. Новый порядок получения ЭП на лиц, действующих без доверенности / на основе МЧД.
- Выдача и проверка машиночитаемой доверенности, схема работы с МЧД по отчетности и в ЭДО. Новые сервисы ФНС России для работы с электронными доверенностями. Дальнейшие перспективы применения МЧД.
- Типичные ошибки при применении электронных документов, убивающие их юридическую значимость.
- Переписка, осуществляемая по e-mail, в мессенджерах, социальных сетях и иным образом.
- Электронный документооборот первичными учетными документами и счетами-фактурами в 2024 г. Универсальный передаточный документ, счет-фактура, ТН, ТТН, путевой лист. Алгоритм согласования и принятия первичного электронного документа к бухгалтерскому и налоговому учету. Унифицированные форматы электронных документов, предложенные ФНС. Обязательно ли их применять? Особенности электронной отчетности: рекомендации по организации электронного документооборота с налоговыми органами, типичные ошибки. Правила заполнения транспортной накладной для обеспечения возможности взаимодействия с ГИС электронных перевозочных документов. Электронный акт сдачи строительных работ.
- Сокращение трудоемкости обработки учетной информации. Сквозной контроль движения маркированной готовой продукции от производителя до конечного потребителя, Передача электронных данных в систему маркировки и в подразделения предприятия, ведущие учет. Обмен электронными данными между подразделениями предприятия. Универсальные передаточные документы в системах ЭДО. Использование штрих-кодов при инвентаризации и организации аналитического учета. Сбор сведений о различных хозяйственных операциях через онлайн-кассы.
- Электронный документооборот в сфере трудовых отношений. Полный цикл кадрового ЭДО: как построить систему ЭКДО в компании и соблюсти максимальную безопасность.
