Курс "Персональный помощник / ассистент руководителя"
Сегодня Персональный помощник / Ассистент руководителя то ответственная административно-управленческая должность, требующая высокого профессионализма и определенных личностных качеств . Это лицо предприятия, по профессионализму и манерам которого судят о руководителе в частности, и о компании в целом. Кроме того, эффективность работы руководителя предприятия во многом зависит от того, насколько качественно и оперативно будет решать свои задачи его помощник / ассистент. Поэтому специалисты высокой квалификации и личной преданности, выполняющие эту работу, ценятся очень высоко.
В рамках данной программы собрано описание всех аспектов работы Персонального помощника руководителя и технологии их выполнения, позволяющие в итоге высокоэффективно работать по данной специальности. Ценность программы в ее практической направленности, базирующейся на теоретических основах работы с информацией и документацией. Обучение поможет выстроить продуктивные и комфортные взаимоотношения с разными типами руководителей в зависимости от их стиля управления, приоритетов и ожиданий.
В программу включены последние изменения в законодательстве, которые необходимо знать Помощнику руководителя, в т.ч. новый национальный стандарт оформления документов ГОСТ Р 7.0.97-2016, новшества и требования Примерной Инструкции по делопроизводству.
Программа разработана с учетом с требований Профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».
Приглашаются персональные ассистенты, личные помощники, советники, бизнес - ассистенты, руководители приемной главы и топ – менеджмента компании, секретари и помощники первых лиц.
______________________________________________________Обеспечение рабочего дня руководителя (административная, информационная, исполнительная поддержка руководителя):
Обеспечение рабочего дня руководителя: ведение и корректировка графика дня, встречи, подписание документов и деловые поездки; примеры результативных графиков, которые упрощают жизнь руководителя и его помощника.
Работа со входящей корреспонденцией и звонками;
Организация взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами;
Приказы, распоряжения руководителя: оформление, контроль соблюдения сроков исполнения;
Поиск, обработка и анализ информации, необходимой для принятия решения руководителем;
Подготовка и анализ отчетных документов для руководителя;
Проведение первичных переговоров;
Обеспечение комфортного рабочего места руководителя – забота о микроклимате, чистоте и уюте помещения; обеспечение психологического комфорта начальства;
Контроль работы личных водителей и охраны руководителя.
Планирование, организация и координация
переговоров, деловых встреч, собраний, совещаний, командировок. Организационные и этические моменты проведения успешных встреч.
Практическое обустройство приёмной, переговорных комнат;
Подготовка материалов к совещанию, предоставление необходимых документов к переговорам, сопровождение на встречах и переговорах;
Протокол встречи и приема делегаций. Правила проведения деловых переговоров на высшем уровне. Основные протокольные мероприятия. Визиты. Правила рассадки. Визитные карточки.
Национальные особенности партнеров из разных стран. Секреты эффективного взаимодействия. Типичные ошибки коммуникации с зарубежными партнерами. Этикет дарения. Цветы в международном протоколе
Организация кофе-пауз, обедов;
Организация командировок руководителя.
Подготовка докладов и презентаций для руководителя.
Подготовка пресс-конференций и PR-мероприятий. Способы подачи и организации материала. Составление текстов выступлений и подготовка слайдов для презентаций.
Ведение делопроизводства и документооборота Требования к оформлению документов. Новый стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016 « Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов ».
Состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов.
Виды и разновидности организационно-распорядительных документов. Организационные документы: положения, инструкции, регламенты, правила. Документирование распорядительной деятельности: приказы, постановления, распоряжения. Документирование деятельности коллегиальных органов: протоколы и акты.
Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях – основные положения.
Язык и стиль современных документов.
Основы документной лингвистики. Основы редактирования текстов. Основы документной лингвистики. Стилистика русского языка. Основы редактирования текстов. Правила создания текстов документов. Деловая переписка и этикет делового письма.
Эффективная коммуникация с руководителем и сотрудниками:
Мнение руководителя. Какой персональный помощник нужен современному руководителю?
Как быть проактивным – уметь работать на опережение: предвидеть потребности руководителя, читать между строк, понимать его без лишних вопросов?
Вопросы этики и этикета во взаимоотношениях с руководителем; Искусство не создавать напряжения. Как адаптироваться под темперамент босса?
Как правильно и деликатно добиваться того, чтобы руководитель конкретизировал поручения?
Тайм-менеджмент. Как все успевать в условиях многозадачности и нехватки времени?
Писанные и неписанные правила коммуникаций в коллективе. Эмоциональный интеллект. Разрешение конфликтных ситуаций в офисе. Работа с манипуляциями, агрессией, критикой и претензиями.
Субординация, взаимоотношения между сотрудниками. Особенности общения «мужчина-женщина» в деловой среде.
Основы телефонного этикета:
Телефонные стандарты: принятие звонков, переадресация, удерживание линии, прощание; Работа с голосом и интонациями при телефонном общении; Неприятный телефонный разговор: как сохранить самообладание. Работа с жалобами и возражениями по телефону; Частые ошибки в телефонном общении.
Дресс-код. Зачем это нужно?
Имидж работника и его важность в работе; правила делового этикета; Универсальные сочетания в одежде (lookbook дресс-кода); Самопроверка перед началом рабочей смены.
________________
Обучение проводят:
