Курс "Неделя документооборота: новое в делопроизводстве, электронный документооборот, научно-технический архив"

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ. Новое в делопроизводстве.

1.Нормативно-правовая база в сфере документационного обеспечения организации и делопроизводства. Новое в законодательстве и требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами, принятыми в 2020-21 гг. Ожидаемые изменения 2022 года.

2.Оформление документов в соответствии с ГОСТом Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация»: Общая характеристика изменений в правилах составления и оформления документов, в требованиях к бланкам и порядку изготовления документов. Методические рекомендации по применению ГОСТа.

• Состав реквизитов документов: новые реквизиты, введенные в стандарт; изменения в правилах оформления реквизитов. Изменения, внесенные в состав реквизитов и в правила их оформления в связи с применением электронных документов;
• Бланки документов в соответствии с новым стандартом: виды бланков, правила их изготовления;
•  Общие требования к изготовлению документов: шрифты, интервалы, нумерация страниц, нумерация разделов, заголовки разделов и др.; Требования к текстам документов: оформление элементов текста, форма изложения текста, этикетные фразы в тексте документа и др.;
• Видовой состав управленческих документов организации и особенности их подготовки и оформления: локальные нормативные акты (правила, положения, инструкции, регламенты и др.), распорядительные документы (постановления, решения, приказы, распоряжения), информационно-справочные документы (деловая переписка, докладные, акты, справки и др.);
• Юридическая значимость документа: подлинник документа, копия документа, выписка из документа, дубликат документа; порядок заверения копий; Придание юридической силы документам на различных носителях. Требования к факсимиле, к приказам об исполнении обязанностей, правила проставления печати на документах.
• Трудные случаи подготовки и оформления документов; Внесение изменений в локальные нормативные акты организации, устанавливающие требования к оформлению документов.

3.Организация работы службы документационного обеспечения организации: определение ответственных лиц за ведение делопроизводства организации, подготовка инструкции по делопроизводству организации. Создание экспертной комиссии организации: её цели, задачи.

Документационное обеспечение деятельности организации: проблемные вопросы. Построение работы с документами: прием и первичная обработка входящих документов, предварительное рассмотрение и сортировка, регистрация входящих документов, ведение базы данных документов организации. Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства. Подготовка номенклатуры дел организации.

4.Организация хранения документов: разработка номенклатуры дел организации. Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении. Формирование дел, контроль распределения и подшивки документов в дела. Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Составление внутренней описи дел для особо ценных документов. Оформление дел постоянного и долговременного сроков хранения: оформление обложки, составление описи, передача дел в архив организации.

5.Как правильно организовать архивное хранение документов? Принципы формирования и оформление дел: нумерация, лист-заверитель дела, обложка, переплет. Типичные нарушения. Составление архивных описей и систематизация дел. Составление предисловия к описи, оформление титульного листа. Составление паспорта архива организации. Сохранность документов в архиве: как создать оптимальные условия хранения документов? Работа с документами ограниченного доступа в организациях всех форм собственности. Использование документов архива, выдача справок.

6.Внедрение системы электронного документооборота в организации. Нормативно-правовая база. Электронный документооборот. «Цифровая экономика»: переосмысление понятий электронного документа и электронного архива.

7.Защита информации. Коммерческая тайна. Персональные данные. Распределение ответственности за сохранность электронной информации между работниками предприятия. ЭЦП: новые правила получения и использования в 2021-2022 гг. Ответственность работников за достоверность электронных данных и своевременность их предоставления.

8.Анализ наиболее характерных ошибок при ведении делопроизводства. Проверки делопроизводства в организациях. За что штрафуют и как избежать штрафов?

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ: ТРЕБОВАНИЯ ЦИФРОВОЙ ЭКОНОМИКИ. ПРАКТИКА ВНЕДРЕНИЯ И МОДЕРНИЗАЦИИ

• Нормативное регулирование цифровой среды. Электронное взаимодействие юридических и физических лиц с государственными органами власти. Концепция электронного документооборота в хозяйственной деятельности Межведомственный обмен информацией в рамках контрольно-надзорной деятельности. Государственные информационные системы.  Штрафы за нарушения в сфере обработки и распространения информации, автоматическая блокировка электронных ресурсов и другие меры контроля. Переход на российское программное обеспечение как один из ключевых трендов развития рынка систем СЭД/ECM.
• Концепция электронного документооборота в хозяйственной деятельности: разработка регламентов, форматов электронных документов, визуализация и взаимодействие при обмене электронными документами; внедрение сервисов работы с электронной подписью; организация трансграничного электронного документооборота.
• Электронный документооборот. Способы хранения и защиты информации. Коммерческая тайна. Персональные данные. Распределение ответственности за сохранность электронной информации между работниками предприятия. Квалифицированная электронная подпись физического лица. Облачные электронные подписи. Первичные бухгалтерские документы в электронном виде. Алгоритм согласования и принятия первичного электронного документа к бухгалтерскому и налоговому учету. Ответственность работников за достоверность электронных данных и своевременность их предоставления.
• Электронные транспортные документы: алгоритм перехода, форматы, информационная система.
• Электронный документооборот в сфере трудовых отношений. Какие кадровые документы можно перевести в электронный формат. Цифровой профиль физического лица. Справки, заявления и СНИЛС в электронном виде. Электронные трудовые книжки и трудовые договоры. Автоматическая идентификация и проверка налогового статуса, платежеспособности, отсутствия судимости, нахождения в реестре дисквалифицированных физических лиц при выдаче банковских кредитов, оформлении льгот и пособий, приеме на работу. Учет рабочего времени при помощи электронной системы пропусков на предприятии (электронная проходная): прогулы, переработки, недобросовестность работников при использовании пропусков. Возможность применения мер дисциплинарной ответственности на основании данных электронной проходной: обзор судебной практики.
• Сокращение трудоемкости обработки учетной информации. Сквозной контроль движения маркированной готовой продукции от производителя до конечного потребителя, Передача электронных данных в систему маркировки и в подразделения предприятия, ведущие учет. Обмен электронными данными между подразделениями предприятия. Универсальные передаточные документы в системах ЭДО. Использование штрих-кодов при инвентаризации и организации аналитического учета. Подтверждение доставки готовой продукции и товаров при помощи электронных документов (электронные транспортные накладные и путевые листы). Сбор сведений о различных хозяйственных операциях через онлайн-кассы.
• Управление документами предприятия в условиях СЭД.  Современные системы автоматизации работы с документами. Примеры практического успешного опыта внедрения СЭД на предприятиях различных сфер деятельности. Преимущества и недостатки, актуальные и сложные вопросы. Цифровизация документооборота предприятия.  Централизованное безопасное хранение документов внутри компании и обмен данными с другими организациями; долгосрочное хранение электронных документов, перевод документа на материальном (бумажном или аналогичном) носителе в электронный вид и наоборот; юридически значимый электронный документооборот; оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей; регистрация входящих и исходящих документов, просмотр и редактирование документов, контроль версий документов; полнотекстовый поиск документов по их содержанию, работа с документами любых типов: офисными документами, изображениями, и т.д.; коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов; маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности; автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера; взаимодействие по передаче электронных документов с государственными органами и контрагентами; тенденции развития современных электронных архивов; внедрение элементов искусственного интеллекта в СЭД/ECM