Курс "Неделя документооборота и архивного дела в организации: новации и практики"
Организация работы с документами самым существенным образом влияет на эффективность деятельности всех предприятий, независимо от их форм собственности и отрасли.
Кроме того, организации обязаны обеспечить сохранность, пополнение (комплектование), учёт и использование в различных целях образующейся в их деятельности документной информации. Пренебрежение правилами, требованиями законодательства, ГОСТами в этой сфере нередко приводит к пагубным последствиям, может стать причиной административной ответственности.
Штрафы за неправильное ведение архива организации, за нарушение сроков хранения документов были увеличены сразу на порядок.
Кроме того, мы живём в эпоху перемен, когда электронный документооборот постепенно вытесняет бумажный, поэтому всей системе документационного обеспечения управления и архивного дела необходимо перестраиваться.
Как организовать работу архивов и служб ДОУ? Что нужно учесть в обязательном порядке и как расставить приоритеты в своей работе? Как повысить эффективность предприятия путем перевода документооборота в цифровой формат; каким образом выстроить кадровый, внутренний, внешний ЭДО; на что обратить внимание в новом законе об архивном хранении и нормах и требованиях к электронной подписи? Как оптимизировать, модернизировать и расширить систему электронного документооборота с наименьшими затратами? Как соответствовать новейшим технологиям и за счет этого существенно повысить эффективность работы предприятия?
Программа ориентирована руководителей и сотрудников служб ДОУ (общих отделов, канцелярий, секретариатов), руководителей Архивов предприятий различных организационно-правовых форм, специалистов отделов автоматизации, решающих задачи внедрения и модернизации систем электронного документооборота, делопроизводства и электронных архивов
Для выступления приглашены: заместитель заведующего отделом документоведения, старший научный сотрудник ВНИИДАД; старший научный сотрудник отдела документоведения ВНИИДАД. Участник разработки нормативных и методических документов в сфере архивного дела и делопроизводства, к.и.н.; к.э.н., доцент, эксперт/практик в области документационного обеспечения управления (проекты по автоматизации документооборота компании IKT, компании IBS, компании Мета-технологии); разработчик профессиональных стандартов. Стаж работы 30 лет; эксперт/практик в области документооборота и делопроизводства; преподаватель-практик с 25-летним опытом преподавательской и административно-управленческой работы в крупных коммерческих и государственных компаниях, методолог систем электронного документооборота и архива, автор учебников и статей по управлению документами; управляющий Партнер Группы Компаний «Телос Архив», член Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве; начальник службы электронного архива, Стройтранснефтегаз, консультант Федерального Казначейства; к.и.н., доцент кафедры автоматизированных систем ДОУ РГГУ, ведущий специалист Госархива РФ, консультант Федерального архивного агентства, один из авторов ГОСТ Р 7.0.97-2016, Примерной инструкции по делопроизводству, РОО "Гильдия управляющих документацией"; консультант в сфере документоведения, информационных технологий и архивного дела, руководитель агентства по архивной обработке документов "Архив-63", эксперт в сфере ДОУ и архивного дела
И другие эксперты-практики отрасли.
Модуль 1. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ: НОВЫЕ ТРЕБОВАНИЯ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА И ПРАКТИКА ИХ ВЫПОЛНЕНИЯ. НОВОЕ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ.
1. Государственное регулирование в сфере документационного обеспечения организации и делопроизводства. Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами. Степень обязательности и проблемы внедрения Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях и правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Особенности применения общегосударственных требований в коммерческих организациях.
2. Оформление документов в соответствии с ГОСТом Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация»: Сложные аспекты в правилах составления и оформления документов, в требованиях к бланкам и порядку изготовления документов.
3. Схемы документационно-информационного взаимодействия внутри организации. Вертикальные и горизонтальные потоки.
4. Управленческие документы организации: виды и особенности их подготовки и оформления: локальные нормативные акты (правила, положения, инструкции, регламенты и др.), распорядительные документы (постановления, решения, приказы, распоряжения), информационно-справочные документы (деловая переписка, докладные, акты, справки и др.); Правила составления и оформления, трудные случаи и сложные аспекты в составлении регламентов, положений, приказов, распоряжений, актов, и др. документов: на что обратить внимание?
5. Разработка, внедрение, внесение изменений в локальной нормативной базе, регламентирующей делопроизводство в организации. Положение о службе делопроизводства и должностная инструкция сотрудника ДОУ. Инструкция по делопроизводству в учреждении. Порядок разработки, состав информации, порядок утверждения и внедрения. Нормирование труда работников службы ДОУ. Утверждение форм документов.
6. Организация работы службы документационного обеспечения организации: определение ответственных лиц за ведение делопроизводства организации, подготовка инструкции по делопроизводству организации. Создание экспертной комиссии организации: её цели, задачи. Положение об отделе.
7. Проблемные вопросы в построении работы с документами: прием и первичная обработка входящих документов, предварительное рассмотрение и сортировка, регистрация входящих документов, передача в соответствующие структурные подразделения, ведение базы данных документов организации. Приём электронных документов и сообщений. Работа исполнителей с копиями поступивших документов в СЭД.
8. Номенклатура дел организации: виды дел и номенклатур, нормативное закрепление, общие требования к номенклатуре. Методика составления и оформления номенклатуры дел: правила оформления, заполнения граф, согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией. Особенности разработки номенклатуры дел для отдельного структурного подразделения организации. Порядок внесения изменений в номенклатуру дел.
9. Документальный фонд организации. Формирование дел и их текущее хранение. Подготовка документов к передаче на архивное хранение. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Передача дел на архивное хранение
10. Хранение документов. Сроки хранения. Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении. Формирование дел, контроль распределения и подшивки документов в дела. Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Составление внутренней описи дел для особо ценных документов. Оформление дел постоянного и долговременного сроков хранения: оформление обложки, составление описи, передача дел в архив организации.
11. Как правильно организовать архивное хранение документов? Приказ РосАрхива от 31.07.2023 № 77 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях". Какие изменения внесены, на что обратить внимание, что поменять в работе? Принципы формирования и оформление дел: нумерация, лист-заверитель дела, обложка, переплет. Типичные нарушения. Составление архивных описей и систематизация дел. Составление предисловия к описи, оформление титульного листа. Составление паспорта архива организации. Сохранность документов в архиве: как создать оптимальные условия хранения документов? Использование документов архива, выдача справок.
12. Практические вопросы внедрения и сопровождения систем электронного делопроизводства. Управление документами предприятия в условиях СЭД. Изменения в законодательных и других нормативно — правовых актах, регулирующих ЭДО. Проблемы и решения. Вопросы сочетания электронного и бумажного документооборота. Статус документа в электронном виде. Организация юридически значимого документооборота в организации. Электронно-цифровая подпись и подтверждение подлинности документов
13. Особенности работы с документами, содержащими коммерческую и служебную тайну в организациях всех форм собственности. Использование документов архива, выдача справок.
14. Юридическая значимость документа: подлинник документа, копия документа, выписка из документа, дубликат документа; порядок заверения копий; Придание юридической силы документам на различных носителях. Требования к факсимиле, к приказам об исполнении обязанностей, правила проставления печати на документах. Юридическая значимость электронных документов.
15. Анализ наиболее характерных ошибок в сфере документационного обеспечения организации и делопроизводства. Проверки: за что штрафуют и как избежать штрафов?
Модуль 2. СОВРЕМЕННЫЙ АРХИВ ДЛЯ ПРЕДПРИЯТИЙ РАЗЛИЧНЫХ ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫХ ФОРМ. ЦИФРОВИЗАЦИЯ АРХИВНОГО ДЕЛА.
1. Новое в нормативно-правовой базе, регламентирующей организацию хранения документов. Изменения в ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации", постановления правительства, приказы РосАрхива, новые ГОСТы. Государственная политика в области цифровизации. ГИС ГосЭДО, ГИС ТОР СЭД, ГИС ЦХЭД. Нормативно-правовая база, регламентирующая вопросы организации архивного хранения документов в электронной форме.
2. Приказ РосАрхива от 31.07.2023 № 77 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях". Какие изменения внесены, на что обратить внимание, что поменять в работе?
3. Локальные нормативные документы организации, регламентирующие ведение архива: сложные аспекты и на то обратить внимание в первую очередь. Новые формы документов: номенклатура дел организации; номенклатура дел структурного подразделения организации; акт о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению; опись электронных документов; опись дел по личному составу; книга учета поступления и выбытия дел, документов; акт приема-передачи архивных документов в организацию, осуществляющую деятельность по хранению документов
4. Требования к комплектованию, сроки хранения документов в 2024-2025 гг.
5. Порядок передачи документов на хранение в архив.
6. Номенклатура дел организации: виды дел и номенклатур, нормативное закрепление, общие требования к номенклатуре. Методика составления и оформления номенклатуры дел: правила оформления, заполнения граф, согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией. Особенности разработки номенклатуры дел для отдельного структурного подразделения организации. Порядок внесения изменений в номенклатуру дел.
7. Правила формирования и оформления дел в текущем делопроизводстве, в т.ч., с указанием специфики формирования отдельных категорий дел. Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения. Организация текущего хранения документов.
8. Систематизация документов внутри дела: составление описей дел, в т.ч., и для особо ценных документов, в соответствии с действующими нормативно-методическими документами. Обеспечение сохранности и защиты документов организации.
9. Экспертиза ценности документов и оформление ее результатов в соответствии с новыми Правилами. Сроки хранения документов: проверка сроков, штрафы. Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения. Техническая обработка и полное оформление дел. Правила оформления обложки в соответствии с требованиями государственных стандартов.
10. Порядок уничтожения документов с различными сроками хранения. Правила уничтожения документов с истекшими сроками хранения: составление и утверждение акта о выделении документов, не подлежащих хранению.
11. ЦИФРОВАЯ ТРАНСФОРМАЦИЯ АРХИВА: алгоритм действий. Электронные архивы: проблемы организации и перспективы использования.
12. Обязанности, задачи и права архивных работников. Требования профессиональных стандартов: "Специалист архива", Специалист по формированию электронного архива, Специалист цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации».
13. Оборудование архива, новые требования к помещениям. Правила размещения дел в архивохранилище и оптимальные условия хранения документов. Организация размещения документов и ведение информационной работы по документам архива
©РФОП Экономика и Управление, 2024г.
Все материалы данного сайта являются объектами авторского права. Запрещается копирование, распространение (в том числе путем копирования на другие сайты и ресурсы в сети Интернет) и любое коммерческое использование без письменного разрешения РФОП Экономика и управление. При выявлении фактов нарушения авторских прав будут применяться методы их защиты, предусмотренные гражданским, административным и уголовным законодательством.
