Курс "Управление документами в организации. Сочетание бумажного и электронного документооборота. Цифровой документооборот"

Модуль 1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ. Новое в делопроизводстве

1. Новации в государственном регулировании в сфере документационного обеспечения организации и делопроизводства. Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами. Степень обязательности и проблемы внедрения. Новое в ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и других НПА в 2025 году. Особенности применения общегосударственных требований в коммерческих организациях.

2. Новый ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Что поменялось, на что обратить внимание в первую очередь и применять в работе?   Сравнение с ГОСТом Р 7.0.97-2016.

Сложные аспекты в правилах составления и оформления документов, в требованиях к бланкам и порядку изготовления документов в соответствии с новыми требованиями.

• Состав реквизитов документов: новые реквизиты, введенные в стандарт; изменения в правилах оформления реквизитов. Изменения, внесенные в состав реквизитов и в правила их оформления в связи с применением электронных документов;
• Бланки документов в соответствии с новым стандартом: виды бланков, правила их изготовления;
• Общие требования к изготовлению документов: шрифты, интервалы, нумерация страниц, нумерация разделов, заголовки разделов и др.;
• Требования к текстам документов: оформление элементов текста, форма изложения текста, этикетные фразы в тексте документа и др.;
• Визуализация отметки об электронной подписи и оттиск печати
• QR-код
• Другие новации

3. Схемы документационно-информационного взаимодействия внутри организации. Вертикальные и горизонтальные потоки.

4. Управленческие документы организации: виды и особенности их подготовки и оформления: локальные нормативные акты (правила, положения, инструкции, регламенты и др.), распорядительные документы (постановления, решения, приказы, распоряжения), информационно-справочные документы (деловая переписка, докладные, акты, справки и др.); Правила составления и оформления, трудные случаи и сложные аспекты в составлении регламентов, положений, приказов, распоряжений, актов, и др. документов: на что обратить внимание?

5. Разработка, внедрение, внесение изменений в локальной нормативной базе, регламентирующей делопроизводство в организации. Положение о службе делопроизводства и должностная инструкция сотрудника ДОУ. Инструкция по делопроизводству в учреждении. Порядок разработки, состав информации, порядок утверждения и внедрения. Нормирование труда работников службы ДОУ. Утверждение форм документов.

6. Организация работы службы документационного обеспечения организации: определение ответственных лиц за ведение делопроизводства организации, подготовка инструкции по делопроизводству организации. Создание экспертной комиссии организации: её цели, задачи. Положение об отделе.

7. Проблемные вопросы в построении работы с документами: прием и первичная обработка входящих документов, предварительное рассмотрение и сортировка, регистрация входящих документов, передача в соответствующие структурные подразделения, ведение базы данных документов организации. Приём электронных документов и сообщений. Работа исполнителей с копиями поступивших документов в СЭД.

8. Номенклатура дел организации: виды дел и номенклатур, нормативное закрепление, общие требования к номенклатуре. Методика составления и оформления номенклатуры дел: правила оформления, заполнения граф, согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией. Особенности разработки номенклатуры дел для отдельного структурного подразделения организации. Порядок внесения изменений в номенклатуру дел.

9. Документальный фонд организации. Формирование дел и их текущее хранение. Подготовка документов к передаче на архивное хранение. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Передача дел на архивное хранение

10. Хранение документов. Сроки хранения. Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении. Формирование дел, контроль распределения и подшивки документов в дела. Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Составление внутренней описи дел для особо ценных документов. Оформление дел постоянного и долговременного сроков хранения: оформление обложки, составление описи, передача дел в архив организации.

11. Как правильно организовать архивное хранение документов? Приказ РосАрхива от 31.07.2023 № 77 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях". Какие изменения внесены, на что обратить внимание, что поменять в работе? Принципы формирования и оформление дел: нумерация, лист-заверитель дела, обложка, переплет. Типичные нарушения. Составление архивных описей и систематизация дел. Составление предисловия к описи, оформление титульного листа. Составление паспорта архива организации. Сохранность документов в архиве: как создать оптимальные условия хранения документов? Использование документов архива, выдача справок.

12. Практические вопросы внедрения и сопровождения систем электронного делопроизводства в 2025 году. Управление документами предприятия в условиях СЭД. Изменения в законодательных и других нормативно — правовых актах, регулирующих ЭДО. Проблемы и решения. Вопросы сочетания электронного и бумажного документооборота. Статус документа в электронном виде. Организация юридически значимого документооборота в организации. Электронно-цифровая подпись и подтверждение подлинности документов

13. Особенности работы с документами, содержащими коммерческую и служебную тайну в организациях всех форм собственности. Использование документов архива, выдача справок.

14. Юридическая значимость документа: подлинник документа, копия документа, выписка из документа, дубликат документа; порядок заверения копий; Придание юридической силы документам на различных носителях. Требования к факсимиле, к приказам об исполнении обязанностей, правила проставления печати на документах. Юридическая значимость электронных документов.

15. Анализ наиболее характерных ошибок в сфере документационного обеспечения организации и делопроизводства. Проверки: за что штрафуют и как избежать штрафов?

Модуль 2.  ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ И ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА

1. Нормативное регулирование цифровой среды: новое в законодательстве 2024-2025, актуальные изменения, и что нужно учесть и поменять в работе в первую очередь? ГОСТ Р ИСО 18829-2024; ГОСТ Р 59999-2025 и др. Электронный документооборот в хозяйственной деятельности и в отношениях с государственными органами власти. Межведомственный обмен информацией в рамках контрольно-надзорной деятельности. Государственные информационные системы. Штрафы за нарушения в сфере обработки и распространения информации, автоматическая блокировка электронных ресурсов и другие меры контроля. Переход на российское программное обеспечение как один из ключевых трендов развития рынка систем СЭД/ECM. 

2. Управление документами предприятия в условиях СЭД: актуальные и сложные вопросы. Примеры практического успешного опыта внедрения СЭД на предприятиях различных сфер деятельности.

• Оцифровка и перевод документа на бумажном носителе в электронный вид.
• Оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей; регистрация входящих и исходящих документов, просмотр и редактирование документов, контроль версий документов; полнотекстовый поиск документов по их содержанию, работа с документами любых типов; коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов.
• Маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности.
• Безопасное хранение документов внутри компании, способы хранения и защиты информации, распределение ответственности за сохранность электронной информации между работниками предприятия.
• Тенденции развития электронного документооборота и современных электронных архивов; внедрение элементов искусственного интеллекта в СЭД/ECM.
• Основные критерии выбора оператора ЭДО. Соглашение об ЭДО с контрагентом: как составить правильно, чтобы избежать конфликтов с партнерами и претензий налоговой. Когда оно обязательно? Тонкости и подводные камни при составлении соглашения.

3. Типичные ошибки при применении электронных документов, убивающие их юридическую значимость. Электронная подпись и машиночитаемая доверенность. Мобильное приложение «Госключ»

4. Переписка, осуществляемая по e-mail, в мессенджерах, социальных сетях и иным образом. Правовой статус переписки. Риски при использовании электронных сообщений. Идентификация в электронных сообщениях. Способы доказывания и технические средства в отношении электронных сообщений.

5. Электронный документооборот первичными учетными документами и счетами-фактурами – новое в 2025-2026 г. Универсальный передаточный документ, счет-фактура – новые формы. Алгоритм согласования и принятия первичного электронного документа к бухгалтерскому и налоговому учету. Унифицированные форматы электронных документов, предложенные ФНС. Обязательно ли их применять? Особенности электронной отчетности: рекомендации по организации электронного документооборота с налоговыми органами, типичные ошибки. Электронный транспортный документооборот. ГИС ЭПД. Электронный акт сдачи строительных работ.

6. Сокращение трудоемкости обработки учетной информации. Сквозной контроль движения маркированной готовой продукции от производителя до конечного потребителя, Передача электронных данных в систему маркировки и в подразделения предприятия, ведущие учет. Обмен электронными данными между подразделениями предприятия. Универсальные передаточные документы в системах ЭДО. Использование
штрих-кодов при инвентаризации и организации аналитического учета. Сбор сведений о различных хозяйственных операциях через онлайн-кассы.

7. Электронный документооборот в сфере трудовых отношений. Какие кадровые документы можно перевести в электронный формат. Полный цикл кадрового ЭДО: как построить систему ЭКДО в компании и соблюсти максимальную безопасность. Цифровой профиль физического лица. Справки, заявления и СНИЛС в электронном виде. Электронные трудовые книжки и трудовые договоры. Автоматическая идентификация и проверка налогового статуса, платежеспособности, отсутствия судимости, нахождения в реестре дисквалифицированных физических лиц при выдаче банковских кредитов, оформлении льгот и пособий, приеме на работу. Учет рабочего времени при помощи электронной системы пропусков на предприятии (электронная проходная). Как с помощью ЭКДО обеспечить контроль исполнительской дисциплины и повысить производительность. Электронное взаимодействие с Цифровой платформой «Работа в России», порталом Госуслуги.

ДОПОЛНИТЕЛЬНО ОБРАЩАЕМ ВАШЕ ВНИМАНИЕ НА АКТУАЛЬНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ ДЛЯ ПРОФИЛЬНЫХ СПЕЦИАЛИСТОВ:

• ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ в 2025 году. Курс повышения квалификации. (23-24 сентября 2025 года, Москва + ОНЛАЙН-трансляция); СТОИМОСТЬ УЧАСТИЯ / ОНЛАЙН УЧАСТИЯ: 28 400 руб. /25 600 руб.
• ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ И ЦИФРОВИЗАЦИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ. Курс повышения квалификации. (25-26 сентября 2025 года, Москва + ОНЛАЙН-трансляция); СТОИМОСТЬ УЧАСТИЯ / ОНЛАЙН УЧАСТИЯ: 34 800 руб. /31 300 руб.