Курс "Эксперт по цифровизации документооборота"

МОДУЛЬ 1. ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫЕ И НОРМАТИВНЫЕ ПРАВОВЫЕ АКТЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, РЕГУЛИРУЮЩИЕ РАБОТУ С ДАННЫМИ ДОКУМЕНТИРОВАННЫХ СФЕР ОРГАНИЗАЦИИ

• Основные законодательные изменения в сфере электронного документооборота.
• Законы и НПА в области информации, информационных технологий, защиты информации, персональных данных.
• Международные и национальные стандарты в области систем цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации.
• Профессиональный стандарт «СПЕЦИАЛИСТ ПО ЦИФРОВОЙ ТРАНСФОРМАЦИИ ДОКУМЕНТИРОВАННЫХ СФЕР ДЕЯТЕЛЬНОСТИ». Структура, задачи, внедрение.
• Локальные НПА организации в области ограниченного доступа к структурированным данным и метаданным документированных сфер деятельности организации.
• Организационно-распорядительные документы по цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации.

МОДУЛЬ 2. СТРУКТУРИРОВАНИЕ ДАННЫХ И МЕТАДАННЫХ ДОКУМЕНТИРОВАННЫХ СФЕР ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

• Специализированное программное обеспечение для обработки больших объемов данных.
• Способы, принципы и инструменты структурирования, и визуализация результатов структурирования данных документированных сфер деятельности организации.
• Определение исходного уровня организации структурированных данных и метаданных документированных сфер деятельности организации.
• Приведение структурированных данных и метаданных документированных сфер деятельности к формальному виду.
• Разработка классификаторов и справочников, структурированных данных и метаданных документированных сфер деятельности организации.
• Систематизация структурированных данных документированных сфер деятельности организации для использования и хранения.

МОДУЛЬ 3. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПОТОКИ СТРУКТУРИРОВАННЫХ ДАННЫХ И ПОРЯДОК ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА: ЭДО, ЮЗЭДО, МЭДО

• Единые инфраструктурные, технологические и методологические решения систем хранения и обработки информации и возможности их взаимодействия. Государственные информационные системы (ГИРБО, ГИИС «Электронный бюджет», ЕИС в сфере закупок, ЕИС ГОЗ, Единый портал государственных услуг и другие).
• Сложности в развитии инфраструктуры ЮЗЭДО. Переход от квалифицированных электронных подписей (КЭП) на флешках к облачным подписям. Внедрение электронных доверенностей.
• Электронное взаимодействие юридических и физических лиц с государственными органами власти.

МОДУЛЬ 4. СОХРАННОСТЬ И ЗАЩИТА ЦИФРОВОГО КОНТЕНТА ОРГАНИЗАЦИИ

• Разграничение прав доступа к информации, обеспечения информационной безопасности.
• Мониторинг соблюдения конфиденциальности структурированных данных и метаданных документированных сфер деятельности организации в информационных системах. Средства защиты информации. Разработка организационных и технических мероприятий по защите информации.
• Электронная почта организации: учет и сохранность сообщений электронной почты организации

МОДУЛЬ 5. ЭЛЕКТРОННАЯ ПОДПИСЬ И МАШИНОЧИТАЕМАЯ ДОВЕРЕННОСТЬ

• Электронная подпись (ЭП): новации и требования.  Внедрение машиночитаемого права в РФ. Федеральный закон от 19.12.2022 № 536-ФЗ. Новые требования, предъявляемые к выдаче и использованию сертификатов квалифицированной электронной подписи.  Виды электронных подписей (ЭП), их различия и нюансы применения. Облачная и мобильная ЭП. Риски и проблемы, которые могут возникнуть в связи с введением новых правил об ЭП. Новый порядок получения ЭП на лиц, действующих без доверенности / на основе МЧД.
• МЧД -2025: НОВАЦИИ И ПЕРВАЯ ПРАКТИКА ПРИМЕНЕНИЯ. Интеграция машиночитаемой доверенности в бизнес-процессы. Организационные задачи: назначение ответственных сотрудников, подготовка положения об использовании МЧД, издание соответствующих приказов. Технические требования к работе с МЧД. Как обеспечить безопасное хранение МЧД. Что такое Классификатор полномочий: правила составления и критерии проверки полномочий по МЧД, проблемные аспекты, как оптимизировать работу.  Требования к формату и содержанию МЧД. Схема работы с МЧД по отчетности и МЧД в жизненном цикле электронного документооборота. Применение МЧД при работе с контрагентами. Что необходимо учесть при создании и использовании МЧД с правом передоверия? Новые сервисы ФНС России для работы с электронными доверенностями. Внедрение единой технологии обмена машиночитаемыми электронными доверенностями через блокчейн-платформу ФНС России. Как подать отчетность или отправить электронные документы в ФНС России с использованием МЧД? Можно ли не направлять МЧД вместе с документом каждый раз? Дальнейшие перспективы применения МЧД

МОДУЛЬ 6. УПРАВЛЕНИЕ И РАЗВИТИЕ ЦИФРОВОЙ ТРАНСФОРМАЦИИ ДОКУМЕНТИРОВАННЫХ СФЕР ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

• Стратегическое планирование и руководство цифровой трансформацией документированных сфер деятельности организации. Аналитика цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации Эффективность процессов цифровой трансформации: ключевые показатели.
• Планирование и контроль проведения внутренних мероприятий по повышению компетенции работников в использовании процессов цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации
• Технические требования к процессу оцифровки (сканирования). Вопросы приоритетов и последовательности перевода в цифровой формат, выбор методов оцифровки. Как решать проблемы ветхости, угасающего текста, большого формата документов? Опыт внедрения автоматических решений по распознаванию документов.
• Концепция электронного документооборота в хозяйственной деятельности: разработка регламентов, форматов электронных документов, визуализация и взаимодействие при обмене электронными документами; внедрение сервисов работы с электронной подписью; организация трансграничного электронного документооборота. Электронный документооборот.
• Управление документами в условиях СЭД. Внедрение СЭД на предприятиях различных сфер деятельности. Сравнительный анализ, преимущества и недостатки, актуальные и сложные вопросы. Практические решения различных СЭД.
• Цифровизация кадрового документооборота. Цифровой профиль физического лица. Справки, заявления и СНИЛС в электронном виде. Электронные трудовые книжки и трудовые договоры.
• Цифровизация в сфере учета. Сокращение трудоемкости обработки учетной информации. Требования к организации системы маркировки и прослеживания товаров на предприятии. Электронные сервисы для работы с контрагентами и регулирующими органами. Что нужно изменить в бизнес-процессах бухгалтерской службы. Первичные бухгалтерские документы в электронном виде.
• Цифровизация в сфере юридического документооборота организации. Концепция Машиночитаемого права. Как и когда произойдет перевод актов законодательства в компьютерный код? Тенденции развития алгоритмизированных норм. Цифровые права. Цифровые активы: зачем и для кого. Виды, понятие и их регулирование. Большие данные. Что такое искусственный интеллект? Понятие, регулирование и работа со самоисполняемыми контрактами («смарт-контракты»). Как это повлияет на юристов в будущем? Электронный договор (ЭД): внедрение на предприятие.

МОДУЛЬ 7.  АРХИВ. ЦИФРОВАЯ ТРАНСФОРМАЦИЯ.

• Новое в нормативно-правовой базе, регламентирующей организацию хранения документов. Изменения в ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации", постановления правительства, приказы РосАрхива, новые ГОСТы. Государственная политика в области цифровизации. ГИС ГосЭДО, ГИС ТОР СЭД, ГИС ЦХЭД.   Нормативно-правовая база, регламентирующая вопросы организации архивного хранения документов в электронной форме.
• Приказ РосАрхива от 31.07.2023 № 77 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях".  Какие изменения внесены, на что обратить внимание, что поменять в работе?
• Локальные нормативные документы организации, регламентирующие ведение архива: сложные аспекты и на то обратить внимание в первую очередь. Новые формы документов: номенклатура дел организации; номенклатура дел структурного подразделения организации; акт о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению; опись электронных документов; опись дел по личному составу; книга учета поступления и выбытия дел, документов; акт приема-передачи архивных документов в организацию, осуществляющую деятельность по хранению документов
• Требования к комплектованию, сроки хранения документов в 2025 г. Порядок передачи документов на хранение в архив.
• Номенклатура дел организации: виды дел и номенклатур, нормативное закрепление, общие требования к номенклатуре. Методика составления и оформления номенклатуры дел. Порядок внесения изменений в номенклатуру дел.
• Правила формирования и оформления дел в текущем делопроизводстве, в т.ч., с указанием специфики формирования отдельных категорий дел. Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения. Организация текущего хранения документов.
• Систематизация документов внутри дела: составление описей дел, в т.ч., и для особо ценных документов, в соответствии с действующими нормативно-методическими документами. Обеспечение сохранности и защиты документов организации.
• Экспертиза ценности документов и оформление ее результатов в соответствии с новыми Правилами. Сроки хранения документов: проверка сроков, штрафы.   Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения. Техническая обработка и полное оформление дел. Правила оформления обложки в соответствии с требованиями государственных стандартов.
• Порядок уничтожения документов с различными сроками хранения. Правила уничтожения документов с истекшими сроками хранения: составление и утверждение акта о выделении документов, не подлежащих хранению.
• Организация хранения электронных документов и обеспечение их долговременной сохранности. Конверсия и миграция электронных документов. Формы хранения электронных документов в организациях в зависимости от масштаба их деятельности. Подходы к решению задач архивного хранения электронных документов в небольших организациях и в крупных сложно структурированных организациях. Номенклатура дел организации в условиях применения электронных документов. Предоставление доступа к архивной информации с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе при оказании услуг.
• Цифровая трансформация архива: алгоритм действий. Электронные архивы: проблемы организации и перспективы использования.  
• Особенности жизненного цикла электронных документов на стадии архивного хранения.  Хранение в архиве ЭД на физически обособленных носителях записи и хранение ЭД в составе информационной системы электронного архива.
• Аутентичность и целостность электронных документов. Связь электронного архива с СЭД. Критерии выбора программных продуктов для создания электронного архива.
• Регламентация создания и использования электронного архива. Перевод архивных документов в электронный вид. Технические требования к процессу оцифровки (сканирования). Организация работы по упорядочению и приему на хранение электронных документов. Комплектование электронного архива. Учёт электронных документов. Экспертиза ценности электронных документов. Выделение к уничтожению электронных дел, документов с истекшим сроком хранения.
• Обязанности, задачи и права архивных работников.

МОДУЛЬ 8. ПРОБЛЕМЫ, РЕАЛИИ, УСПЕШНЫЙ ОПЫТ ВНЕДРЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА И СЭД. Практические решения и опыт российский компаний.

МОДУЛЬ-БОНУС. ИНСТРУМЕНТЫ ИСКУССТВЕННОГО ИНТЕЛЛЕКТА В ДОКУМЕНТООБОРОТЕ. КАК ИИ МОЖЕТ ПОМЕНЯТЬ СЭД

• Автоматическое распознавание документов с помощью технологий оптического распознавания символов и перевод бумажных документов и изображений в цифровой формат. Классификация документов по типу. Обработка входящих писем. Извлечение ключевых элементов из документов: дат, сумм, наименований контрагентов, номеров договоров и других данных. Выявление противоречий в тексте документов, например, при анализе договоров. Классификация договоров, заполнение реквизитов.  Сортировка и распределение документов по департаментам или ответственным сотрудникам. Использование готовых шаблонов для создания новых документов, что упрощает процесс и обеспечивает соответствие корпоративным стандартам. Преимущества использования ИИ: сокращение времени обработки документов; минимизация ошибок и дублирования; рост прозрачности и управляемости процессов; снижение административной нагрузки на персонал; повышение уровня информационной безопасности