Курс "Технический архив предприятия: практические рекомендации по организации работы"
Все современные организации обязаны обеспечить комплектование, сохранность, учёт и использование в различных целях образующейся в их деятельности документной информации.
Особые вопросы вызывает организация работы ТЕХНИЧЕСКИХ архивов. Сотрудники, задействованные в организации работ технических архивов, зачастую сталкиваются с проблемой отсутствия четких и понятных регламентов по организации и ведению архива технической документации.
Как определить, какие документы нужно хранить в техническом архиве? Чем отличается система хранения научно-технических документов от используемой для управленческих документов? На какие основные правила работы и ГОСТы нужно опираться? Как наладить электронный документооборот технической документации?
В тоже время ценность и необходимость правильно организованного архива технических документов на предприятии трудно переоценить. Технический архив регламентирует все этапы производственного цикла, от выбора сырья и материалов до утилизации; используется при взаимодействии с деловыми партнерами, поставщиками, покупателями, представителями проверяющих госорганов; применяется для обязательной оценки соответствия качества выпускаемой продукции; формирует базу проектного опыта для возможного переиспользования.
Цель курса дать четкие и понятные рекомендации по эффективной организации архива технической документации. В программе будут приведены основные требования и практика их применения к комплектованию, учету, хранению, обращению и использованию технической документации. Будут рассмотрены типичные ошибки и возникающие проблемы, и даны рекомендации по их устранению.
Курс сориентирован на руководителей и ведущих специалистов технических архивов научно-исследовательских, проектных, конструкторских, технологических организаций и предприятий, специалистов, осуществляющих прием, учет и хранение документации в технических отделах и службах производственных предприятий, специалистов конструкторских, технологических отделов, служб стандартизации.
Для выступления приглашены: ведущий специалист в области документационного обеспечения управления. Автор более 200 научных и учебно-методических пособий, публикаций; эксперт/практик в сфере нормоконтроля конструкторской и технологической документации; национальный эксперт ИСО, член международной ассоциации специалистов по управлению документами ARMA International, к.и.н.
И другие эксперты/практики.
- Новое в нормативно-правовой базе, регламентирующей организацию хранения документов. Изменения в ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации", Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77: Какие изменения внесены, на что обратить внимание, что поменять в работе?
- Нормативно-правовое регулирование деятельности технического архива. Приказ Росархива от 09.12.2020 N 155 (ред. от 12.08.2021) "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях. Приказ Росархива от 28.12.2021 г. N 142; Приказ Росархива № 154 от 12 декабря 2023 г.
- Научно-техническая документация, классификация, виды состав. Отличия технического архива от архива организационно-распорядительных документов.
- Экспертиза ценности НТД: нормативно-методическая база, основные принципы и критерии. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения: методика применения. Организация и проведение экспертизы ценности НТД в организациях. Особенности проведения и оформление ее результатов.
- Организации-источники комплектования государственных (муниципальных) архивов. Передача научно-технической документации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.
- Электронные архивы. Особенности жизненного цикла электронных документов на стадии архивного хранения. Регламентация создания и использования электронного архива. Аутентичность и целостность электронных документов. Функциональные требования к информационным системам электронного архива. Перевод архивных документов в электронный вид. Упорядочение, прием на хранение, учет электронных документов. Экспертиза ценности электронных документов. Выделение к уничтожению электронных дел, документов с истекшим сроком хранения. Номенклатура дел организации в условиях применения электронных документов.
- ПРАКТИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ по организации работы технического архива предприятия:
- Стандарты, определяющие состав, порядок создания, обращения к проектной, конструкторской, технологической и программной документации ГОСТ Р 2.501; ГОСТ 19.601; ГОСТ Р 21.1003-2009 и др. Виды технической документации: чертежи, схемы, спецификации, др.
- Какие документы подлежат хранению в техническом архиве? Функции, цели и задачи технического архива.
- Технический архив в организационной структуре предприятия. Структура архива, необходимые бюро в составе. Штатное расписание, как рассчитать количество необходимого персонала? Как составить план работы архива? Как оптимизировать рабочее время сотрудников и организовать эффективное взаимодействие с другими отделами?
- Особенности отраслевых технических архивов (на примерах ТЭК, ОПК, строительства).
- Документационное обеспечение работы подразделения (необходимые приказы, распоряжения, должностные инструкции, разработка или пересмотр Положения о техническом архиве организации. Образцы необходимых документов).
- Алгоритм принятия в архив технической документации. Прием, регистрация и систематизация документов. Проверка при принятии документов в архив: перечень критериев. Учёт документов.
- Комплектование технического архива организации. Виды и состав документов технического архива. Процедура определения источников комплектования и организация приемки документов в архив.
- Как организовать быстрый и удобный поиск нужного документа по заданным критериям?
- Хранение документов технического архива, проверка их наличия и состояния. Особенности хранения подлинников и копий документов. Порядок действий в случае обнаружения отсутствия документов. Ответственность за сохранность документов. Сроки хранения документов в техническом архиве.
- Правила систематизации технических документов. Образцы описей документов, принимаемых на хранение; форма учета выдачи копий; опись документов, подлежащих уничтожению и т.п.
- Подлинники и копии технической документации: требования к хранению подлинников и копий в помещении архива.
- Организация выдачи копий документов, находящихся в техническом архиве: порядок изготовления, оформления и выдачи. Формы описей.
- Как организовать своевременное обеспечение актуальными рабочими копиями служб предприятия и других организаций. Процедура выдачи новых и изъятия неактуальных копий из обращения.
- Организация и особенности работы с документами с грифом документы служебного пользования (ДСП).
- Поддержание документации в актуальном состоянии и организация своевременного внесения изменений.
- Правила уничтожения документов. Способы уничтожения. Формы описей на уничтожение.
- Организация перевода архивных документов в электронный вид, систематизация, каталогизация, создание реестров, облегчающих поиск документов в электронном виде. Внедрение процесса подписания документации электронными подписями (ЭП): написание ТЗ, описание процессов, маршрутов, регламентов, методологическая поддержка процесса. Применение электронной подписи (ЭП). Как увидеть электронную подпись? Формат документа, подходящий для подписания ЭП.
- Типичные и часто встречающиеся ошибки и нарушения в работе технического архива, варианты и пути их устранения.
- Требования к зданию, помещениям и техническому оснащению архива. Особенности и требования к режимам хранения документов на разных носителях информации. Оборудование архива, температурно-влажностный режим. Размещение документов в архиве. Требования пожарной безопасности
©РФОП Экономика и Управление, 2025г.
Все материалы данного сайта являются объектами авторского права. Запрещается копирование, распространение (в том числе путем копирования на другие сайты и ресурсы в сети Интернет) и любое коммерческое использование без письменного разрешения РФОП Экономика и управление. При выявлении фактов нарушения авторских прав будут применяться методы их защиты, предусмотренные гражданским, административным и уголовным законодательством.
