Курс "Документальные процессы и системы: оценка рисков. Требования нового ГОСТ Р 57551-2017"

Развитие цифровой экономики приводит к тому, что все большее число документов создается и хранится в цифровой среде, что открывает ряд новых возможностей для использования документов. Цифровая среда обеспечивает большую гибкость в отношении внедрения средств управления документами в системах, которые осуществляют процессы управления документами.

Однако новые возможности порождают и новые угрозы, риски. Изменяющиеся модели ведения деловой деятельности расширяют круг ответственности в отношении документов, преодолевая традиционные границы организаций и юрисдикций. Специалисты по управлению документами несут ответственность за идентификацию рисков и управление ими в документных системах.

С 1 июля 2019 года вступил в силу ГОСТ Р 57551-2017 «Информация и документация. Оценка рисков для документных процессов и систем».

Стандарт предназначен для использования любыми организациями, вне зависимости от формы собственности, характера и масштаба деятельности, сложности функций и структуры. Критически важно, чтобы высшее руководство было надлежащим образом информировано о риске для документных систем и приняло на себя ответственность за предпринимаемые организацией меры реагирования.

Стандарт регламентируют деятельность специалистов по управлению документами при оценке рисков для процессов работы с документами в информационных документных системах в целях обеспечения сохранности документов до тех пор, пока в этом существует необходимость.

Приглашаются специалисты служб делопроизводства и подразделений, управляющих документацией и информацией, специалисты по менеджменту риска, ИТ-специалисты, руководители организаций. Приглашаются: руководители и специалисты служб ДОУ, работники канцелярий, архивов, секретариата, помощники руководителей, отвечающие за организацию и ведение документооборота, сотрудники служб персонала и другие заинтересованные специалисты.

________________

• Документные процессы и системы как средство управления документами в условиях цифровой экономики. Документные системы (архитектура систем, техническое обслуживание и поддержка, жизнестойкость и непрерывность функционирования, интероперабельность). Характеристики документных систем: надежность, безопасность, комплексность системность. Соответствие документных систем требованиям деловой деятельности и нормативной средой.

Документные процессы: проектирование документов, их создание, ввод документов в систему, классифицирование и индексирование, управление доступом, использование документов, хранение документов и обеспечение их сохранности в системе, уничтожение документов либо их передача на архивное хранение. Термины и определения: риск, документная система, система управления документами, процессы управления документами

• ГОСТ Р 57551-2017 как элемент общей системы управления рисками в организации. Правила применения, структура и основные положения.

Область применения стандарта. Границы ответственности организации при определении оценки рисков, связанных с документами.

Критерии оценки риска для организации: природа и типы принимаемых во внимание последствий и способы их измерения; способы отражения вероятности событий; подход к определению уровня риска; критерии, на основе которых будет приниматься решение о необходимости воздействия на риск; критерии для принятия решения о приемлемости и/или допустимости риска; возможные комбинации рисков. Определение приоритетов. Взаимоотношения с другими областями оценки риска (информационная безопасность).

Идентификация риска. Что может произойти и какие ситуации могут повлиять на способность документов удовлетворять потребности организации. Выявление причин и источников риска, событий, ситуаций или обстоятельств, выяснение природы такого влияния. Реестр рисков организации. Внешние факторы и внутренние факторы, порождающие области неопределенности. Области неопределенности: ресурсы - люди и компетенции, финансовые и материальные ресурсы.

Анализ рисков. Возможности нанесения ущерба свойствам документов (аутентичность, достоверность, целостность, пригодность к использованию). Анализ и количественная оценка вероятности наступления выявленных рисков.

Сравнительная оценка рисков. Оценка воздействия неблагоприятных событий. Принятие решения: требуется ли воздействие на риск; приоритеты для воздействия на риски; нужно ли выполнить какие-либо действия; какой из возможных вариантов решения следует выбрать

• Внедрение ГОСТ Р 57551-2017 в организации и преимущества его применения.

Реализация проекта по оценке рисков для документных процессов и систем.  Контрольные вопросы для выявления областей неопределенности.

Рекомендации по документированию выявленных и оцененных рисков. Распространение информации о выявленных рисках. Реестр рисков – как инструмент доведения информации до руководства и лиц, ответственных за общую программу менеджмента риска.

Повышение уровня управления документами и информацией. Уменьшение потерь, связанных с ненадлежащим управлением информацией и документацией.

Повышение защищенности документов и информации, обеспечение информационной безопасности.

Разумность затрат на меры защиты и минимизации рисков, повышение эффективности применения мер.

Улучшение управления организацией в целом.