Документы, которые работают: как сделать стандарты понятными и применимыми

Другие мероприятия по теме

Овчаренко Андрей Викторович,
эксперт с 15-летним стажем работы на российских предприятиях и в иностранных компаниях. Прошёл путь от мастера до технического директора

• Грамотный и результативный подход к стандартам организации
• Проблемы в управлении документацией на предприятии
• Стандартизация – отправная точка для улучшений
• Задача - максимально легкий для понимания исполнителем стандарт / документ
• Правила для облегчения понимания и применения стандартов / документов
• Какие могут быть вопросы
• Пример: таблица для СОП (рекомендации)
• Как узнать больше?

Грамотный и результативный подход к стандартам организации

Редко встречаю в организациях разного уровня грамотный и одновременно результативный подход к управлению документами. Результативный – это когда инструменты работают на предприятии с максимально возможной пользой. Чаще всего документов много, с их помощью стараются описать всё максимально подробно, объем каждого документа нередко за десяток, а то и за сотню страниц и получается «не очень». «Не очень» это значит, что документы на предприятиях не работают так как было задумано и как этого хотелось бы. Если документы на Вашем предприятии не знают исполнители и не применяют их в работе, то на вашем предприятии проблемы.

Проблемы в управлении документацией в организации

1. Неумение «создателя стандарта / документа» выразить доступным языком свои мысли. Часто документы пишут сложным языком и длинными текстами. Читать такие документы у сотрудников предприятия нет желания, часто с требованиями таких документов знакомят «под роспись», потому что понимают их сложность и неприменимость для быстрого чтения и ознакомления. Напишу кратко для понимания – не все создатели стандартов хорошие писатели и их «романы» вряд ли пользовались бы большим спросом.
2. Непонимание, что разные типы документов/стандартов нужны для разных целей и объединять их - не самая лучшая идея. Есть документы для создания процессов и планирования межпроцессного взаимодействия – их часто пишут руководители/специалисты для того, чтобы запланировать/проанализировать настройки взаимодействия межфункциональных процессов или сложных процессов. Этот тип документов чаще всего плохо подходит для использования на рабочих местах исполнителей работ по причине излишне сложного поиска нужной информации среди других инфоблоков документа. Но есть документы, специально предназначенные для легкого чтения и соответственно исполнения на рабочих местах.
3. Неумение информацию в документах удобно визуализировать с помощью блок-схем, таблиц, визуальных эскизов и акцентированных фотографий.
4. Жесткие внутренние правила по созданию документов внутри предприятий. Часто на предприятиях нет «современного» удобного разделения документации и неправильно описаны применяемые шаблоны для разных уровней и разных целей документов. Нет акцента на то, как должны создаваться документы для облегчения их чтения, запоминания, исполнения исполнителями запланированных работ.

Стандартизация – отправная точка для улучшений

Без стандарта управлять людьми трудно, а часто невозможно и поэтому есть риск для продукции предприятия и для его существования на рынке.

Задача - максимально легкий для понимания исполнителем стандарт / документ

Нужно понимать, что документ (или стандарт) нужен на предприятиях для управления людьми, потому что машинам/автоматам наши стандарты не нужны. Автомату достаточно, чтобы программист написал программу и через устройства ввода загрузил эту информацию в оборудование. Далее автомат будет работать по вложенной программе без лишних мыслей или желаний. С людьми так не получается. От человека нельзя ожидать, что исполнитель не будет отклоняться от написанной программы, да и устройства ввода у человека не так надежны, как у автомата. Руководителю или специалисту процессов стоит задача донести свои мысли до исполнителей работ в максимально легком для понимания виде для наиболее надежного исполнения задуманного.

Правила для облегчения понимания и применения стандартов / документов

1. Минимум теста для уменьшения сложности документа
2. Применять чаще блок схемы и/или таблицы для удобного и понятного структурирования информации стандартов.
3. Для размещения на рабочих местах создавать и использовать «стандарты для рабочих мест» в виде СОП/СОК (стандартные операционные процедуры или стандартные операционные карты). Эти стандарты для рабочих мест могут входить в документы более высоких уровней (например, межфункциональные) ссылочно, избавляя «старшие» документы от лишней информации о действиях непосредственно на рабочих местах.
4. Документам обеспечивать легкий доступ: для рабочих мест размещать на рабочих местах исполнителей (где выполняется работа), а документы для организации процессов и их взаимодействия – на серверах предприятия.
5. Правила предприятия по написанию и использованию стандартов должны учитывать разницу между документами планирования процессов и документами исполнения работ. Не нужно всю документацию создавать по одним сложным лекалам: разные цели – разные подходы к документам.
6. Сложные и объемные документы дробить на более мелкие, привязанные к конкретным рабочим местам (конкретным исполнителям на конкретном компьютере). Лучше пролистать несколько одностраничных СОПов и выбрать нужный для исполнения на рабочем месте, чем искать в одном сложном документе все требования, связанные с конкретной работой здесь и сейчас. СОП по умолчанию документ более подробный и описывает больше важных для исполнителя работ «мелочей», и он ВИЗУАЛИЗИРОВАН фотографиями, эскизами, блоксхемами с акцентами на важных точках внимания.

Какие могут быть вопросы

Нужны ли нам на предприятиях сложные многостраничные текстовые документы? – может быть, но нужно стараться минимизировать их текстовость (сложность).
Нужны ли на рабочих местах сложные многостраничные текстовые документы? – нет, акцент на создание и использование СОП для рабочих мест.
Можно ли все стандарты предприятия перевести только на вид СОП? – нет. На предприятии нужны стандарты, где ответственные за руководство процессами сотрудниками планируют и описывают взаимодействия различных процессов.

Пример: таблица для СОП (рекомендации)

Как узнать больше?

Формат статьи не позволяет более подробно ознакомить Вас со всеми направлениями и лучшими практиками. Поэтому более подробно и наглядно можно ознакомиться и обсудить эти и другие связанные друг с другом темы на семинарах Российского Фонда образовательных программ «Экономика и управление»: