Курс "Бизнес-ассистент/секретарь - референт руководителя: развитие профессиональных навыков"

1. Помощник руководителя в структуре организации. Помощник руководителя – координатор и организатор работы в офисе. Требования к профессиональным и личным качествам помощника руководителя. Задачи, обязанности и компетенции помощника руководителя. Место помощника руководителя в команде руководителя и служебной иерархии. Профессиональная уверенность и активная позиция в работе.

2. Как выстроить доверительные отношения с руководителем и стать максимально эффективным Ассистентом. Лояльность и конфиденциальность в работе помощника руководителя.
Информационно-аналитическая поддержка деятельности руководителя организации. Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов. Правила получения заданий от руководителя и подачи ему важной информации. Источники информации; обзор СМИ; структурирование информации; мониторинг: информационный обмен: восприятие поручений и обратная связь; работа в сети Интернет. Подготовка докладов и отчетов для руководителя.

3. Кросс-функциональное взаимодействие в работе административных служб. Стратегическое поведение сотрудников административного/ общего отдела. Каскадирование целей компании (OKR, OGSM). Важность понимания и принятия общих целей компании и их воплощения для каждого подразделения. Управление коммуникациями: принципы, модели, инструменты. Как создать доверительную атмосферу в коллективе и роль административного директора в этом Выявление источников кросс-функциональных затруднений, стратегия и тактика по кросс-функциональному партнёрству. Какие препятствия могут возникнуть? Какие шаги нужно предпринять? Инструменты и технологии для кросс-функционального взаимодействия. Платформы для совместной работы, инструменты управления проектами, хранения и обмена документами, сбора обратной связи. Технологии, способствующие взаимодействию разных подразделений и принятию решений. Как зафиксировать роли и ответственность? Распределение зон ответственности и ролей в команде. Инструменты контроля исполнения кросс-функциональных договорённостей.

4. Удаленный обмен документами с руководителем и сотрудниками в условиях дистанционной работы. Электронный документооборот. ЭЦП. Юридическая значимость электронных документов.

5. Планирование встреч, командировок руководителя. Travel: билеты, проживание, транспорт, навигация. Особенности организации зарубежных командировок руководителя.

6. Цифровые инструменты в работе бизнес-ассистента: как освободить время для решения других задач? Мессенджеры, чаты. Облачные сервисы, Яндекс Диск, Облако Mail.ru, Возможные средства связи и коммуникаций. Проведение онлайн –совещаний. Инструменты искусственного интеллекта, AI-секретарь: что можно применять в работе Бизнес-Ассистента уже сегодня.

7. Деловая переписка. Культура деловой речи и официально-деловой стиль управленческих документов. Лексические нормы и грамматические нормы современного русского языка. Типичные речевые ошибки в документных текстах. Основные виды деловых писем. Этикетные правила в письменной коммуникации. Правила написания праздничных дат, физических величин, аббревиатур, фамилии и т.д. Особенности написания электронных писем. Обращения в высшие органы государственной власти: оформление и секреты, как получить положительное решение.

8. Имидж делового человека и карьера. Роль помощника руководителя в создании имиджа руководителя и корпоративного имиджа организации. Внешний имидж помощника руководителя. Дресс-код в одежде деловых мужчин и женщин. Недопустимые вещи в деловом имидже. Место и роль корпоративного дресс- кода в поддержании/создании имиджа компании и руководителя.

9. Делопроизводство для помощника руководителя. Нормативно-методические материалы, регламентирующие работу с документами. Основные функции и виды документов (организационные, распорядительные информационно-справочные). Основные требования к оформлению документов. Состав реквизитов документа. Оформление постоянных/переменных реквизитов. Бланки документов. Практикум «Анализ ошибок в оформлении и редактирование текстов писем и других документов». Практикум «Составление ОРД». Технология работы с документами. Организация документооборота. Регистрация документов. Движение входящей/исходящей документации. Контроль исполнения документов. Систематизация и хранение управленческих документов. Номенклатура дел организации. Формирование дел. Индексация дел и сроки их хранения. Экспертиза ценности документов и подготовка дел к архивному хранению. Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

10. Тайм-менеджмент для себя и для руководителя. Причины дефицита времени. Расстановка задач по приоритетам, выполнение сроков, делегирование полномочий. Основные инструменты для планирования графика руководителя и его помощника. Компьютерные и мобильные программы- планировщики времени.
Организация деловых мероприятий (совещания, переговоры, конференции). Документирование коллегиальной деятельности. Общие правила составления и оформления протокола совещаний, собраний. Типы совещаний. Определение состава участников и определение ролей. Определение временных рамок совещания. Подготовка раздаточных и демонстрационных материалов для совещания. Разработка повестки дня: распространенные ошибки. Информирование о принятых решениях. Анализ проведённого мероприятия. Контроль выполнения решений.

11. Офисное гостеприимство. Встреча гостей в аэропорту, на вокзале. Правила рассадки по автомобилям. Рассадка за столом переговоров. Чай-кофе для посетителей. Порядок обслуживания и сервировка чайного (кофейного) стола. Организация культурной программы.

12. Организация корпоративных мероприятий. Организация деловых встреч в кафе или ресторане. Столовый этикет.

13. Речевой этикет - основа культуры служебных отношений. Основные правила культуры речи. Умение слушать и говорить. Этикетные речевые формулы делового общения. Искусство комплимента: как говорить и принимать комплименты. Культура диалога. Неформальная беседа — обязательная часть всех деловых встреч. Запретные темы для small talk. Особенности телефонной коммуникации. Работа с голосом (тембр, тон, четкость, темп речи, интонации). Как правильно отвечать на входящие звонки. Начало и окончание телефонного общения. Соединение руководителя с конкретными абонентами. Вежливый отказ. Техники вопросов и активного слушания. Как реагировать на негатив (ненормативную лексику) со стороны звонящего. Особенности общения по мобильной связи и месседжерам. «Табу» при телефонном общении. Фиксация результатов телефонных переговоров. Типичные ошибки при телефонном общении.

14. Деловой этикет и стандарты корпоративной культуры. Значение для профессиональной деятельности. Понятие, общие принципы делового этикета. Старшинство в деловом этикете. Взаимоотношения между мужчинами и женщинами в деловом этикете. Правила делового этикета в служебных отношениях. Правила приветствий и представлений. Порядок и формы представлений. Рукопожатие. Обращение «ты» - «Вы». Визиточный этикет. Межличностное пространство. Значение осанки и походки. Значение мимики и жестов. Подарки, цветы, сувениры, их роль в деловых контактах. Что не принято дарить.

15. Организация работы офиса и приемной. Офисное оборудование и расходные материалы. Предметы первой необходимости. Организация рабочего места и работы приемной по системе 5S. Правила эргономики. Взаимодействие с курьерской службой, секретариатом, офис-менеджером и т.д. Выбор поставщиков и сервисных компаний. Сбор и обобщение заявок. Оптимизация закупок расходных материалов, методы снижения затрат.

16. Психология делового общения. Конфликты и барьеры взаимодействия. Способы предупреждения конфликта. Управление конфликтами и этапы разрешения конфликтной ситуации. Эмоциональная компетенция помощника руководителя. Управление эмоциональным состоянием в процессе коммуникаций. Техники и приемы управления стрессом. Диагностика уровня развития стресса и стрессоустойчивости. Управление организационными и информационными факторами. Эффективные техники релаксации, дыхательные упражнения, телесные техники. Первая психологическая помощь себе в стрессовых ситуациях. Техники быстрого восстановления после стресса. Профилактика возникновения стресса. Персональная антистрессовая программа.

17. Публичные выступления. Психологическое состояние выступающего. Страх публичного выступления и что с ним делать. Как удерживать внимание во время выступления. Правила создания презентации. Определение и уточнение цели презентации. Разработка плана и структуры выступления. Распределение времени по слайдам. Выбор общей цветовой гаммы для презентации. Правила выбор типа и размера шрифта для презентации. Структурирование содержания презентации.