Переход на ЭТРН и ЭПД, работу с перевозочными документами в ГИС ЭПД можно смело назвать «горячей темой» 2026 года. У Фонда Экономика и управление прошли уже несколько семинаров по данной теме, но интерес сохраняется и вопросы остаются. В этой статье мы собрали вопросы по ситуациям, которые можно было бы считать нетиповыми. Вот только столкнуться с такой «нетиповой» ситуацией при начале работы в ГИС ЭПД могут очень многие участники грузоперевозок.
Если работаем с ЭДО, нужна ли ГИС ЭПД?
Короткий ответ: да, нужна
Системы ЭДО и ЭПД решают разные задачи. Обычный ЭДО применяется для обмена счетами-фактурами, актами и УПД. ГИС ЭПД требуется для корректной работы с перевозочными документами, которые передаются через оператора ГИС ЭПД, включенного в официальный реестр. Сервисы можно попробовать совместить, но обычный оператор ЭДО сам по себе не заменяет оператора ГИС ЭПД.
Везем грузы транспортными средствами массой менее 3,5 тонн. Нужно ли оформлять ЭТРН, ЭПД?
Короткий ответ: да, нужно
Необходимость оформления перевозки через ГИС ЭПД не поставлена в зависимость от массы автомобиля, на которой она выполняется. Это не плата в Платон и не налог или сбор.
Обязанность оформлять электронные перевозочные документы в ГИС ЭПД зависит от схемы перевозки. Если для доставки привлекается сторонний перевозчик по договору, транспортную накладную с 1 сентября 2026 года нужно будет оформлять в электронном виде. При перевозке собственного груза собственным транспортом без договора перевозки обязанность может не возникать.
Право собственности на груз не переходит – перевозим собственный из одного места в другое. Нужна ли ЭТРН?
Короткий ответ: зависит от схемы перевозки
Если владелец груза привлекает стороннего перевозчика и заключает договор перевозки, то ЭТРН оформлять обязательно (даже если владелец, отправитель и получатель одно и то же лицо).
Если же владелец перевозит собственный груз собственным транспортом без договора перевозки, то ЭТРН и ЭПД в ГИС ЭПД можно не оформлять.
Кто должен подписывать ЭПД? Водитель или уполномоченный сотрудник офиса, склада?
Короткий ответ: зависит от распределения полномочий
Документы от имени организации (ИП) должно подписывать специально уполномоченное лицо: руководитель, ИП или сотрудник с электронной подписью и машиночитаемой доверенностью. Водитель может подтверждать отдельные этапы перевозки через мобильное приложение оператора ГИС ЭПД.
Конкретная схема всегда зависит от оператора и распределения обязанностей внутри организации (у ИП).
Эксперты отмечают: правильно распределенные полномочия и своевременно оформленные под них ЭП и МЧД – важнейшее условие «безболезненного» перехода на ЭТРН и ЭПД. Позаботиться о регламенте и оформлении всего необходимого для уполномоченных сотрудников надо заранее. Как и предусмотреть возможности того, что что-то может пойти не так, например, уполномоченный сотрудник по каким-то причинам не сможет подписать конкретную ЭТРН. Должен быть продуман и заранее реализован запасной вариант, чтобы процессы перевозок не приостанавливались.
Протестировать на практике вашу схему работы с ЭТРН и ЭПД, выявить наиболее рисковые моменты, связанные с подписанием документов в реальной ГИС ЭПД, можно уже в июле 2026 года на нашем практикуме МАСТЕР ГИС ЭПД.
Можно ли исправить ошибку в электронном перевозочном документе?
Короткий ответ: зависит от документа, этапа его формирования и самой ошибки
В отдельных случаях сведения в документе в ГИС ЭПД можно скорректировать и подписать заново, в других потребуется аннулировать документ и сформировать новый.
Обратите внимание! Аннулированный документ с ошибкой при этом все равно останется в ГИС ЭПД. К нему можно будет обратиться при необходимости.
Новый документ станет действующим. В ГИС ЭПД тоже сохранится в этом статусе.
Эксперты отмечают: возможности изменить уже подписанный документ в ГИС ЭПД обычно ограничена. Скорее всего, после практического внедрения системы может быть вообще исключена. Операторы ГИС ЭПД закладывают это в свои алгоритмы. Поэтому порядок исправления ЭПД с ошибкой лучше заранее уточнить у оператора ГИС ЭПД и закрепить последовательность и особенности оформления во внутренних регламентах.
Наш практикум МАСТЕР ГИС ЭПД поможет «своими руками» разобраться во всех «хитростях» исправления документов в системе. А помогут в этом операторы ГИС ЭПД, одновременно участвовавшие в ее разработке.
На дороге, в местах погрузки и разгрузки может не быть интернета. Можно ли в таком случае не оформлять электронные документы в ГИС ЭПД?
Короткий ответ: только в ситуациях по перечню Минтранса
Да, для полноценной работы с ЭТРН и ЭПД нужен доступ к сервису оператора ГИС ЭПД: документ нужно формировать, подписывать и передавать через систему. Но использовать бумажные документы только из-за плохого интернета после 1 сентября 2026 года все равно нельзя. Бумага допускается только в отдельных случаях, которые определяет Минтранс.
Что можно предпринять:
● В отсутствие связи на дороге водитель может показать заранее полученный куар-код с данными электронного документа;
● Перебои интернета в местах погрузки и разгрузки – одна из основных сложностей работы с ГИС ЭПД. Единого аварийного регламента пока не разработано. Соответственно, индивидуальный такой регламент остается на участниках такой перевозки. Например, поставить нужную подпись может уполномоченное лицо, находящееся в другом месте. А вот как передавать информацию о том, что погрузка/разгрузка/проверка груза состоялись, как обеспечить проверку передаваемых данных – это уже содержание еще одного внутреннего регламента участника перевозки.
Такие сложные ситуации с распределением различных ролей – грузополучателя, перевозчика, грузоотправителя и т.д. – будем проигрывать в ходе практикума МАСТЕР ГИС ЭПД. Результаты не только помогут вам освоить все возможные ситуации работы в системе, но и продумать свое содержание аварийных регламентов для разных случаев.
Выводы и рекомендации
Порядок оформления и подписания ЭТРН и других электронных перевозочных документов в ГИС ЭПД необходимо продумать для своего бизнеса уже сейчас. Предусмотреть во внутренних регламентах надо не формальную схему, а практические действия в каждой не типовой (не идеальной) ситуации. Чтобы потом не вставала вся работа из-за того, что один уполномоченный сотрудник не может в один день подписать ЭТРН или в месте погрузки вдруг оказался ограничен интернет.
Хорошим подспорьем может стать практикум работы в реальной ГИС ЭПД под руководством операторов-разработчиков системы. Все сложные ситуации в ходе практикума будут разобраны в игровой форме, участники практикума побывают во всех ролях участников перевозки и получат кейсы и рекомендации по подбору решения для каждой сложной ситуации. Останется только перенести эти наработки в регламенты и спокойно вступать в 1 сентября 2026 года с обязательными ЭТРН и ЭПД.
