До 01.09.2026 электронную транспортную накладную ЭТрН оформляют по договоренности сторон. С 01.09.2026 ЭТрН будет обязательна. Формат накладных утверждает ФНС, порядок обмена определяет Правительство РФ. Для обмена ЭТН надо заключить договор с оператором ИС ЭПД из реестра Минтранса и иметь УКЭП. Бумажные ТН останутся в виде исключений, дополнительно утвержденных Минтрансом.
Формат ЭТрН утвержден приказом ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@. Однако срок действия этого приказа ограничен 1 сентября 2026 года. После этой даты (она же дата обязательного перехода на ЭТрН) формат изменится.
Такой порядок создает дополнительные сложности для всех, кто будет работать с электронными транспортными документами. Есть возможность, что проводить дополнительные мероприятия по адаптации учетных систем к новым форматам придется буквально накануне «дня Х» - 01.09.2026.
О том, какие действия необходимо предпринять, чтобы перейти на новые обязательные формы и форматы транспортных документов с 01.09.2026, подробно разъясняют наши эксперты на семинаре Электронные транспортные накладные и другие перевозочные документы 2026.
Общие правила заполнения ЭТрН
Рассматривать порядок заполнения ЭТрН начнем с общих правил, которые обязательны и для бумажного, и для электронного такого документа.
Основной НПА, куда следует смотреть – Правила перевозок грузов автомобильным транспортом (утв. Постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 №2200). Отметим, что и этот НПА имеет ограниченный срок действия и применять его следует только до 01.09.2026.
То есть, «сюрпризы» могут ждать и в этом аспекте. Однако, учитывая разъяснения ФНС о применении ЭТрН с 01.09.2026, в которых налоговики рекомендуют переходит на электронные перевозочные документы уже сейчас, чтобы переход был «бесшовным», кардинальных изменений в правилах заполнения накладных не будет.
Поэтому можем принимать во внимание, как есть сейчас. Тем более, общих правил не много.
Все разделы транспортной накладной заполнять обязательно, за исключением случаев, когда раздел имеет отметку «при необходимости» или «при наличии».
Накладную подписывают грузоотправитель (лицо, осуществляющее погрузку), грузополучатель (уполномоченное им лицо) и перевозчик (водитель). Водителю не допускается действовать от имени обеих сторон договора перевозки.
Далее в электронном документе каждый участник перевозки заполняет свои разделы.
Обратите внимание, это означает, что у каждого участника перевозки должен быть доступ в ГИС ЭПД.
Заполнение ЭТрН в 2026 году
Посмотрим обзорно на каждый этап формирования ЭТрН.
Что делает грузоотправитель
Грузоотправитель создает транспортную накладную.
Он может это сделать в виде электронного документа в своей учетной системе или непосредственно в информационной системе ЭПД своего оператора. Грузоотправитель вносит в ЭТрН все данные о предстоящей перевозке, подписывает своей электронной подписью и отправляет своему оператору информационной системы ЭПД.
После этого электронный документ поступит перевозчику (или водителю) и грузополучателю.
Что делает перевозчик
Перевозчик получает документ, проверяет данные, внесенные грузоотправителем, подтверждает приемку груза и подписывает со своей стороны накладную.
Если требуется, перевозчик вносит в соответствующие разделы ЭТрН информацию о переадресовке и замене водителя и/или транспортного средства.
Водитель может использовать собственную простую электронную подпись или свою усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП), но при условии: после него перевозчик подпишет тот же документ УКЭП ли УНЭП.
Что делает грузополучатель
Грузополучатель при получении груза подтверждает приемку и подписывает накладную своей электронной подписью.
При этом перевозчик подтверждает передачу груза и еще раз подписывает документ.
Обратите внимание, если грузополучатель - физлицо, он может использовать собственную простую электронную подпись, ключ которой получен при личной явке по установленным правилам. Все остальные должны использовать УКЭП или УНЭП.
Какие подписи нужно заранее оформить для работы с ЭТрН? Когда может потребоваться МЧД? Как распределить обязанности и ответственность сотрудников, участвующих в процессе работы с электронными транспортными документами? На эти и многие другие практические вопросы ответят эксперты на нашем семинаре Электронные транспортные накладные и другие перевозочные документы 2026
Чем помогает система ЭПД
Система ЭПД выделяет поля, обязательные для заполнения каждым участником перевозки; сообщает об ошибке, если введены некорректные данные.
Если ЭТрН заполняется в системе или учетная система участника перевозки интегрирована с системой оператора информационной системы ЭПД, то большинство реквизитов документа можно заполнить автоматически на основании сформированного отгрузочного документа.
Заключение
С 01.09.2026 п. 27 ч. 1 ст. 2 Закона № 259-ФЗ излагается в новой редакции: электронные перевозочные документы - это электронная транспортная накладная, электронный заказ-наряд, электронная сопроводительная ведомость, электронный договор фрахтования, электронный путевой лист, электронный заказ, электронная заявка, электронные экспедиторские документы, а также иные документы, в отношении которых федеральными законами и иными НПА РФ в области транспорта предусмотрено их направление в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).
Перевозчикам и тем, кто пользуется их услугами (то есть, большинству бизнесов) придется адаптироваться к новым условиям работы. Нюансов масса, вопросов еще больше. Чтобы упорядочить информацию о переходе на ЭПД и эффективно заранее подготовиться к 1 сентября 2026 года, рекомендуем посетить наш семинар Электронные транспортные накладные и другие перевозочные документы 2026
