Скопировать ссылку
Поделиться
Крылова О.В.,
эксперт-практик с многолетним опытом работы на предприятиях тяжелого машиностроения, ОПК, автомобилестроения, спецтехники
------
В наших производственных и бизнес-процессах сегодня большое внимание уделяется стандартизации и последующей цифровизации. Целые подразделения компаний различных размеров и направлений деятельности заняты сегодня разработкой стандартизированных карт процессов. И это, конечно, очень важный и правильный этап. Но есть ли та точка, та сияющая вершина всей этой гигантской работы, когда можно будет в перечне процессов компании поставить галочку напротив какого-нибудь из них и спокойно оставить его жить в этом «идеальном» цифровом состоянии?
Иными словами – насколько нужна оптимизация для уже стандартизированного и оцифрованного процесса? И смею однозначно ответить – обязательно нужна!
Рассмотрим для примера процесс электронного документооборота. Внутри созданной разработчиками Системы Электронного Документооборота (СЭД) все требования будущих владельцев оцифрованного и стандартизированного процесса учтены. Все документы типизированы и разложены по папкам и категориям в соответствии со Стандартами организации (СТО), созданы шаблоны основных документов, прописаны маршруты движения при согласовании и утверждении документов. Казалось бы, живи и радуйся… ведь на первый взгляд все условия для надежной работы с документами в организации созданы.
Но, контуры требований контекста организации постоянно меняются. И есть такие виды документов, к которым возникают требования не только по верной и воспроизводимой маршрутизации и соблюдению шаблонов оформления, но и по такому параметру – как ВРЕМЯ прохождения через процедуру согласования.
Например – договора, особенно если это договора с клиентом, который с момента заключения договора начинает платить организации деньги (договора аренды, или договора подключения клиентов ресурсоснабжающей организации), и всё то время, пока вы тащите месяцами свои договора по стандартному маршруту, это упущенная выгода вашей компании.
Поэтому начинаем оптимизацию цифрового процесса СЭД.
1 этап - проводим стандартную картографию всего потока согласования договоров. В оцифрованном процессе это, кажется, довольно простой задачей. Но нам нужно понять, где возникают проблемы в реальном процессе, и мы проходим ножками по всем участникам процесса, с целью провести интервью и собрать обратную связь от всех. Одновременно изучаем базовые нормативные документы и актуализируем цели для каждого этапа, с целью понять – сколько же времени будет длиться процесс, если мы просто сложим все дни и часы, которые позволим договору «висеть» в ожидании согласования. На этом же этапе по СЭД проводим аналитику реального времени протекания процесса, ищем закономерности в типах договоров, типах ошибок, определяем наиболее проблемные этапы процесса с точки зрения возвратов, длительного времени согласования.
Наш результат по этому этапу – вариабельность длительности процесса – от 10 рабочих дней (рд) до 160 рд, при ожидании клиентов и потребности бизнеса - 1 рд на типовой договор и 5 рд на НЕтиповой договор.
2 этап – собираем «тройки» участников процесса по принципу Поставщик-Исполнитель-Потребитель и проводим очные обсуждения взаимодействия. Обсуждаем выявленные проблемы: а) последовательная схема прохождения договора по СЭД, б) длительное «зависание» у топ-менеджеров, которые могут «отщелкнуть» документ только на стационарном компьютере в сети СЭД, в) большое количество ошибок в кадастровых номерах объектов, сдаваемых в аренду, г) после НЕсогласования договора с любого этапа он возвращается к исполнителю и снова начинается путь по полному маршруту...
3 этап – оптимизируем процесс. Отдельные этапы процесса «запараллеливаем», делаем для исполнителей и согласующих подразделений групповые чаты, где в течении 3 часов до 5 согласующих подразделений могут обмениваться замечаниями и вопросами. Вводим в СТО и СЭД шаблон типового договора. Резко сокращаем количество ТОП-менеджеров, участвующих в согласовании типовых договоров. Для тех, кто продолжает осуществлять согласование, организуем планшеты с возможностью удаленного доступа к СЭД и информируем ТОПОВ о последствиях «вальяжного запуливания» договора на всё новые и новые круги согласования из-за незначительных (например, орфографических) ошибок. Вводим для ТОПОВ кнопку - «Вернуть мне», т.е. запускаем договор с ошибкой на повторное согласование по «короткому маршруту». Начинаем выверку кадастровых номеров для снижения количества типовых ошибок.
4 этап – внедрение. Для успокоения всех сторонников верить в непогрешимость СЭДа на первые 3 месяца формируем обновленный процесс отдельно от уже существующего. Т.е., исполнитель может выбрать при загрузке договора его маршрут согласования. Отслеживаем фактические результаты времени прохождения согласования. По итогам первого месяца согласование 80% типовых договоров по новому процессу происходило в течении 1 рд. НЕтиповых договоров - от 5 до 15 дней. Дополнительно вводим в систему бот, который начинает отправлять СМС менеджеру при просрочке им установленного времени согласования и вводим мотивационную составляющую за отсутствие случаев задержки согласования. Корректируем по оптимизированному процессу СТО по согласованию договоров и вводим его в действие через 3 месяца. Окончательно отключаем неоптимальный процесс.
Кстати, на начальном этапе, когда проблема длительности согласования была выявлена, наш директор по IT был совершенно созерцательно-спокоен, считая, что прекрасная и непогрешимая СЭД вне всяких подозрений на то, чтобы быть признанной неэффективной. Сидел на первых встречах рабочих групп совершенно отстраненный, уверенный что все дело в исполнителях, как обычно, портящих своим несовершенством стройную цифровую систему. Однако в итоге 70% изменений процесса было сделано именно им и именно в СЭД.
Более подробно обсудить тему можно на семинарах Российского Фонда образовательных программ «Экономика и управление»:
«Цифровизация производства пошагово: принципы и подходы — в кейсах»
«Электронный документооборот и цифровизация предприятия»
