Что такое кросс-функциональная команда и зачем она нужна
Для начала стоит дать определение понятию «кросс-функциональная команда». Это всегда малая группа (от 3-5 до 10-12 человек), работающая совместно над решением одной общей проблемы. Другое определение: «самоорганизующиеся команды разнопрофильных специалистов, собирающихся систематически для решения общих проблем». Как правило, в состав команды входят сотрудники различных структурных подразделений. Например, в типовую кросс-функциональную команду могут входить: конструктор, технолог, мастер производства или начальник участка (цеха), специалист по продажам, специалист по закупкам, ИТ-специалист, планирование производства (ПДО, распределители работ), наставники, руководители и др. Состав команды будет зависеть от специфики решаемой проблемы или задачи.
Одна из проблем заключается в том, что ряде ГОСТов упоминаются подобные команды. В частности, в ГОСТ Р 56406-2021 «Бережливое производство. Аудит. Вопросы для оценки системы менеджмента» находим следующее упоминание: «8.3.2-2 В процессах проектирования для снижения рисков, сокращения времени разработки и потенциальных потерь следует применять: а) полипрофессиональные и/или межфункциональные команды». И для многих компаний подобный вопрос во время аудитов становится камнем преткновения. Что показать в подтверждение данного пункта чек-листа? В данном случае речь идет про синонимичные понятия: кросс-функциональные, межфункциональные, полипрофессиональные команды. Также, кайдзен-команды. Иногда встречается близкое по сути понятие «синертим» (англ. synerteam - synergy team — «синергичная команда») - подход из методологии Ицхака Адизеса, означающий временную команду, сформированную для решения конкретной задачи или проблемы.
Однако в ГОСТах нет описания алгоритма работы подобной команды и самой методики с указанием применяемых инструментов. В этой статье рассмотрим более подробно такие вопросы, как вовлечение сотрудников в кросс-функциональную деятельность, примеры решаемых проблем, алгоритм работы подобной группы, итоги и продукты работы, плюсы и минусы подобного подхода, альтернативные методики, примеры компаний.
Как вовлекать сотрудников и какие задачи решать
Как вовлекать сотрудников в работу в кросс-функциональных командах? Для этого необходимо предварительно выявить их нематериальную мотивацию. Среди прочих способов вовлечения могут быть использованы: удаленный или гибридный формат работы, грамота (диплом, благодарность) за участие в деятельности, предложить выбрать роль в команде, дать возможность выбрать задачи и функционал – взять часть работы, которая наиболее интересна, предложить помощь и поддержку более опытного члена команды, КПЭ за участие в кросс-функциональной деятельности, использовать знаки отличия (нашивки на СИЗ, значки, жетоны, мерч с корпоративной символикой: футболки, кепки и т.п.), учитывать результаты работы при формировании кадрового резерва и т.п. Важно соблюдать баланс материальной и нематериальной мотивации.
Какие проблемы и задачи могут быть решены с помощью кросс-функциональной команды? Это могут быть проблемы в таких областях, как: качество (брак, дефекты), затраты (себестоимость продукции и услуг, снижение себестоимости), безопасность труда, социально-бытовые условия, производительность труда, клиентоориентированность (внешняя и внутренняя), выполнение целей по КПЭ, снижение затрат на ТОиР и т.п.
Алгоритм работы, итоги и альтернативные методики
Рассмотрим более подробно алгоритм работы кросс-функциональной команды. Если смотреть укрупненно, то процесс организация работы включает в себя следующие этапы-шаги: 1 – формирование команды, 2 – выбор темы, 3 – уточнение и согласование темы, 4 – непосредственно работа команды, 5 – презентация результатов работы руководителям, 6 – реализация мероприятий, которые были согласованы руководителями и подкреплены ресурсами. В этап 4 входит вовлечение участников, при необходимости – их обучение методикам решения проблем, мотивация, иногда могут привлекаться эксперты из различных областей.
Руководитель кросс-функциональной команды должен пройти соответствующую подготовку. Это должен быть лидер, умеющий применять различные методы управления групповой динамикой, методы фасилитации и модерации, методы решения проблем, методы генерации идей (в т.ч. мозговые штурмы и их разновидности), методы расчета и предварительной оценки предложений (диаграмма Парето, калькуляции затрат, расчет выгод, ТЭО, ФСА, матрица выбора мероприятий и т.п.), методы защиты мероприятий – заполненный отчет в формате А3.
Ключевые итоги и продукты работы кросс-функциональной команды обычно включают в себя: итоговую презентацию объемом 15-20 слайдов, заполненный формат А3 (методика решения проблем в формате А3), дополнительные материалы по необходимости. В презентации важно показать суть проблемы, правильно сформулировать из проблемы задачу для решения, продемонстрировать возможные варианты решения задачи, выбрать оптимальные пути реализации. В формате А3 важно показать – кратко суть проблемы, состав команды, описание проблемы, анализ различными способами и инструментами, цель в контексте решаемой задачи, выработанные мероприятия, мероприятия для реализации, затраты и эффект.
Среди минусов подобной методики работы стоит отметить необходимость обучения инструментам и методам решения проблем, а также формирования лидерских навыков у руководителей подобных команд. К плюсам можно отнести универсальность методики: она подходит не только производствам, но и нашла свое применение в различных областях и сферах бизнеса. Методика достаточно проста для освоения и применения, по сравнению с другими методиками. Позволяет решать широкий спектр проблем и задач. Может быть рекомендована вне зависимости от степени зрелости таких производственных систем, как СМК, СМБП, корпоративная система управления проектами (КСУП), система управления бизнес-процессами, система наставничества и т.п. Позволяет вовлекать весь персонал в совместное решение общих проблем.
Какие существуют альтернативные методики? Можно отметить следующие: методику решения проблем «одна за одной» или «одна за другой», методика DMAIC из методологии 6 сигм, методика 8D («метод восьми дисциплин») и др. На мой субъективный взгляд эти методики более сложные, хотя и содержат в своей основе некоторые повторяющиеся инструменты («пять почему» - «лестница почему», диаграмму Ишикавы, метод или диаграмму Парето и др.) и схожие принципы (командная работа, анализ данных и работа с фактами и т.п.). Этот вывод можно сделать даже просто сравнив итоговые отчеты в каждой из методик: формат А3, отчет решения проблемы «одна за одной», отчет DMAIC (требует сбора статистики по проблеме), 8D-отчет. Альтернативные методики также применимы и эффективны, они нашли свое применение в различных компаниях и отраслях. Однако, начинать стоит с чего-то более простого. При этом ключевые принципы организации работы во многом схожи и прослеживаются в большинстве методик.
Примеры компаний, использующих работу в кросс-функциональных командах: АО «Северсталь», ПАО «Силовые Машины», ПАО «КАМАЗ», ТехноНиколь, МТС, Сбер и др.
Методика с успехом может быть реализована в работе технологов, конструкторов, финансистов, производственников, руководителей структурных подразделений, занимающихся регулярным решением различных проблем.
