Что такое "методы решения проблем"?
Инструмент, метод, способ, методика, принцип… Что мы обычно понимаем под этими терминами? Что стоит за этими словами? И что такое «методы решения проблем»? Это ряд инструментов, методов, а иной раз и принципов, которые помогают сотрудникам самостоятельно выявлять проблемы, находить и видеть потери, уметь рассчитывать явные и скрытые экономические эффекты от минимизации либо устранения потерь, для выявленных проблем – подбирать инструменты для их решения. Все перечисленное справедливо и при работе с рисками: проектными, финансовыми, производственными и др. Данные методы могут использоваться при развитии различных производственных систем, таких как: СМК, СМБП, система наставничества, и др. Есть примеры применения и в системе продаж, корпоративной системе управления проектами, при управлении бизнес-процессами и т.п. Таким образом, применение методов решения проблем полезно в любом структурном подразделении компании.
Часто задаваемые вопросы по теме
Участники открытых программ обучения и корпоративных проектов часто задают следующие вопросы: «какие инструменты и методы являются универсальными и подходят для решения большинства проблем?», «как оформить ход решения проблемы и результаты?», «какие типовые проблемы встречаются?», «как из проблемы сформулировать задачу для решения», «в чем сходства и отличия понятий: «проблема», «потеря», «риск»?» и т.п.
Значимость навыков решения проблем
Почему так важно видеть проблемы и уметь их решать? Во-первых, с помощью подобного подхода формируется проактивная позиция персонала. Во-вторых, сотрудники погружаются в текущую работу с проблемами, растет их уровень осознанности и вовлеченности. В-третьих, стартует работа в кросс-функциональных командах (об этом я подробно уже писал ранее в одной из статей). В-четвертых, улучшаются коммуникации не только внутри команды, но и между отделами, службами, бюро, участками, цехами. Выгоды данного подхода очевидны, затраты на внедрение и реализацию – ничтожны. «Помни, если не найти проблему первым, то проблема найдет тебя сама».
Ключевые или базовые инструменты для решения проблем
Какие инструменты чаще всего упоминаются в контексте решения проблем? Чаще всего используются мозговые штурмы и их разновидности (прямой, обратный, с лимитом по времени, без ограничения времени, брэйнрайтинг и др.), «пять почему» («лестница почему»), анализ «бутылочных горлышек» - узких мест материального и информационного потоков, 7+1 видов потерь, диаграмма Ишикавы, методика решения проблем в формате А3, методика DMAIC из методологии «6 Сигм» (SixSigma), реестр проблем, решение проблем методом «одна за одной», правило и диаграмма Парето и др. Рассмотрим некоторые из них более подробно.
Мозговые штурмы (brainstorming) и их разновидности
Мозговой штурм – метод генерации и предложения идей без критики. Ключевая цель: найти новые идеи. Автором способа считается Алекса Осборн. Он родился в Нью-Йорке 24.05.1888. Работал коммивояжёром, журналистом, рекламным агентом. В 1919 с друзьями основал рекламное агентство. Возможно, вы слышали про международное рекламное агентство BBDO – где O – как раз означает Осборн. Главная книга – «Прикладное воображение». Правила классического мозгового штурма следующие: сформулируйте проблему, а из неё – задачу для решения (желательно по SMART); предлагайте любые идеи, которые приходят в голову; не отвергайте и не критикуйте предложения; мыслите нестандартно; поощряется развитие, усовершенствование и комбинирование чужих идей; споры и обсуждения на первом этапе запрещаются; все идеи фиксируются на бумаге, на доске; может быть лимит по времени на генерацию идей, либо без ограничения.
Брэйнрайтинг – одна из разновидностей мозгового штурма
Дословный перевод – «запись идей на бумаге». Принципиальное отличие – брэйнрайтинг проводится в полной тишине. Основные правила: формируется проблема – задача; каждый из участников получает лист бумаги для записи идей; участники группы в течение нескольких минут записывают пришедшие идеи на листах бумаги, не озвучивая их и не обсуждая их друг с другом; участники группы в течение нескольких минут записывают пришедшие идеи на листах бумаги, не озвучивая их и не обсуждая их друг с другом; получив листок соседа, участник прочитывает записанные идеи и создает новые, которые возникают благодаря прочитанным записям; листы передают дальше по кругу, на каждом этапе передачи листов повторяется чтение записанного материала, генерирование новых идей; новые идеи также записываются на полученный лист бумаги; убедительная просьба - писать разборчиво. Поскольку в дальнейшем эти записи кому-то предстоит оцифровывать и обрабатывать в экселе. Брэйнрайтинг обычно занимает больше времени, чем мозговой штурм: в среднем от 15-20 минут до получаса. Количество идей также будет больше. Хотя и бывает много повторов – до 30% идей могут быть отсеяны по этому критерию. Как сказал один из участников подобной активности: «брэйнрайтинг – это мозговой штурм для интровертов».
Структура всегда победит хаос
Парадокс ситуации в том, что многие руководители проводят мозговые штурмы интуитивно, о существовании формальных правил как правило не знают. Это типичный пример неосознанной компетентности. Рекомендую структурировать свои знания и навыки, знать о правилах и уметь их применять. А еще важнее – научить сотрудников проводить мозговые штурмы и пользоваться различными методами решения проблем.
Какие проблемы можно решать мозговыми штурмами?
Примеры задач, которые решались мозговыми штурмами: «снизить затраты предприятия (цеха \ участка \ рабочего места) на электроэнергию на 10% до конца 2026 года (в сравнении с 2025 годом)»; как утолить кадровый голод в подразделениях; закрытие 100% вакансий в течение 3х месяцев без повышения заработной платы; снижение себестоимости продукции; повышение производительности труда; выполнение целей по КПЭ (KPI); выполнение целей по сокращению затрат, дефекты, брак и несоответствия продукции; увеличение продаж; рост выручки; снижение затовариваемости склада; снизить затраты завода (цеха \ участка) на потребление воды и т.п. Преимущества мозгового штурма: не требуется привлекать высококвалифицированных специалистов или экспертов, метод является простым для понимания и не требует специальной подготовки участников, позволяет быстро «сгенерировать» новые идеи, предоставляет возможности для участия в решении проблем специалистам различных областей деятельности, и др.
Каталог семинаров и курсов
РФОП «Экономика и управление»
Метод "5 почему" или "лестница почему" для поиска первопричин проблемы
Суть метода «пять почему» («лестница почему») – в последовательном повторении вопросов «почему» с целью выйти на первопричину проблемы. Инструмент применяется как самостоятельно, так и в составе различных методик. Важно уметь задавать правильные вопросы, которые логически связаны и следуют один из другого. Один из реальных примеров: «усилитель не включается» - почему №1 – «вышел из строя предохранитель» - почему №2 - «превышение тока в цепи» - почему №3 – «короткое замыкание выходных транзисторов» - почему №4 – «перегрузка выходных транзисторов и тепловой пробой» - почему №5 – «подключение нагрузки ниже номинальной».
Поиск, анализ, устранение "узких мест" - "бутылочных горлышек"
Большинство уже слышали или сталкивались с ТОС – теорией ограничений систем Элияху Голдратта. «Бутылочное горлышко» или «узкое место» - то, что мешает нам производить больше изделий, оказывать больше услуг, как следствие – мешает зарабатывать больше денег. Я рекомендую смотреть несколько шире: выделять как минимум 2 потока – материальный и информационный. Следовательно, и узких мест в моменте будет не 1, а как минимум 2 – в каждом из потоков. Для преодоления ограничений существует метод 5 шагов. Автор, Э. Голдратт, упоминает «расшитие» узких мест. Однако существует как минимум еще один способ их преодоления – это дублирование функций системы.
Реестр проблем как правило представляет собой таблицу в экселе
В этом документе собираются все проблемы со всего предприятия вне зависимости от места их появления: производство, закупки, продажи, управление и т.п. После анализа определяются и расставляются приоритеты. Назначаются ответственные, ресурсы, фиксируются сроки. Реестр позволяет увидеть ситуацию целиком: какие есть проблемы, какие из них следует решать в первую очередь, какая есть взаимосвязь с качеством, сроками, стоимостью и др. критериями.
Решение проблем методом "одна за одной" или "одна за другой" или "1х1"
Это особая методика в основе которой лежит гипотеза, а затем эксперимент. В результате первопричины проблемы опровергаются либо подтверждаются. Среди преимуществ: не требуется сбор статистики – экономия времени. Проблемы решаются поэтапно по мере их возникновения или обнаружения. Заполняется соответствующий бланк решения проблемы данным методом.
Методика 7+1 видов потерь
Данный подход подразумевает постоянный поиск, идентификацию, визуализацию и документирование различных потерь. Важно уметь не только их находить, но и устранять, минимизировать. Я рекомендую тренироваться рассчитывать экономический эффект. Он может быть явный и скрытый. Может быть связан с безопасностью, качеством, производительностью, себестоимостью и т.п.
Кто из сотрудников должен владеть навыками решения проблем?
Я считаю, что в нынешних условиях турбулентности и нестабильности применять подобные методы должны уметь не только руководители, но и специалисты, операторы, рабочие. Отличаться будет уровень решаемых проблем, глубина их проработки и возможность выделения ресурсов. Навыки решения проблем считаю одними из важнейших и ключевых для большинства руководителей. Вне зависимости от специфики деятельности, отрасли и масштабов компании.
Примеры компаний, применяющих методы решения проблем
Где применимы эти методы? Какие есть примеры из практики? Практически на всех корпоративных проектах я неоднократно применял методы решения проблем и их разновидности в том или ином виде. Решались конкретные проблемы и задачи Заказчиков. Среди примеров могу упомянуть такие компании, как «Императорский фарфоровый завод», «Невский судостроительно-судоремонтный завод» в составе ОСК, «Элегрин», «Первая мебельная фабрика», «НПП «Компенсатор», «НПП «Орион», «Морион», «Ижорские заводы КАРТЭКС им П.Г.Коробкова», «Технониколь», «Сатомс», «КАМАЗ», «АвтоВАЗ» и др.
Подведем итоги
Таким образом, существуют различные методы, позволяющие решать проблемы. Мы рассмотрели наиболее универсальные способы, подходящие для большинства предприятий вне зависимости от сферы деятельности. Для простых проблем достаточно применять одиночные инструменты и методы. Для сложных, комплексных проблем необходимо применять различные приемы, а в некоторых ситуациях – целые методики. Навык решения проблем можно развивать и тренировать, передавать руководителям различных отделов.
